Fragen gehen an Google, keine Mitgliederdaten. Antworten können Fehler enthalten.

🔑 Zugang

Sitzung

Eine Anmeldung gilt 7 Tage ab dem Login und wird durch Nutzung nicht verlängert. Eine geänderte Rolle beendet die Sitzungen dieses Kontos sofort, sie greift also beim nächsten Aufruf und nicht erst nach dem nächsten Login.

Was die eigene Rolle darf, steht im Abschnitt Rollen und Rechte.

Mit Google anmelden

Google ersetzt nur das Passwort und legt kein Konto an: die Adresse muss zu einem bestehenden Konto gehören. Ab der ersten Anmeldung zählt die Verknüpfung, auch bei einer späteren Adressänderung. Fehlt der Knopf, sind keine Google-Zugangsdaten hinterlegt.

Zustimmungen

Zustimmungspflichtig sind zwei Dokumente, Nutzungsbedingungen und Vertraulichkeitsverpflichtung, jedes mit eigener Version: nach einer wesentlichen Änderung erscheint nur das geänderte erneut. Ablehnen meldet ab. Protokolliert wird je Dokument eine unveränderliche Zeile mit Version, Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerät.

Wenn es nicht klappt

• Nach 10 Fehlversuchen in 15 Minuten sperrt der Server weitere Versuche, ohne den Grund zu nennen. Gezählt wird pro Netzwerk-Adresse, nicht pro Konto.
• Ein Link zum Zurücksetzen gilt 1 Stunde und nur einmal, eine neue Anfrage macht den alten sofort ungültig.
• Setzt ein Administrator ein Passwort zurück, ist die Person überall abgemeldet und legt beim nächsten Login ein neues fest.

🔑 Rollen und Rechte

Jedes Konto hat genau eine Rolle, und die Rolle entscheidet, welche Seiten und Aktionen es gibt. Fehlt ein Recht, fehlt die Seite, statt beim Klick eine Fehlermeldung zu zeigen. Die eigene Rolle steht oben neben dem Namen.

Die vier Rollen

Jede Rolle ist ein Bündel einzelner Rechte. Von unten nach oben enthält jede alles aus der Zeile darüber.

Rolle	Zugriff
Member Manager	Mitglieder und Profile, DSGVO-Anfragen, Termine, E-Mail
Treasurer	alles davon, dazu Finanzen, SEPA-Mandate und Beitragsläufe
Org Admin	alles davon, dazu Tickets einordnen und die Admin-Konsole ohne die technischen Bereiche
Super Admin	alles, auch API-Zugangsdaten, System und die Rechtevergabe selbst

Diese Aufteilung ist die Voreinstellung und kann je Installation abweichen. Ein Super Admin ändert sie unter Admin-Konsole → Rollen und Rechte, die Zuordnung der Konten unter Benutzerkonten. Wer die Konsole öffnen darf, sieht darin nur die eigenen Bereiche: die übrigen Einträge fehlen in der Seitenleiste und lassen sich auch über einen Link nicht öffnen.

Vier Grenzen gelten immer

• Super Admin hat alle Rechte, damit sich niemand selbst aussperrt.
• API-Zugangsdaten, System und die Rechtevergabe bleiben Super Admin vorbehalten. Sonst könnte eine Rolle sich den Vollzugriff selbst eintragen.
• Eine Rolle, die mehr darf als die eigene, kann niemand vergeben, und ein Konto mit mehr Rechten als das eigene lässt sich nicht bearbeiten, löschen oder mit einem neuen Passwort versehen.
• Der letzte Super Admin bleibt bestehen, sonst käme niemand mehr an Zugangsdaten und Backups.

👥 Mitglieder

Ansicht

• Sortierung, Filter und Export-Spalten hängen am eigenen Konto und stehen beim nächsten Login wieder so.
• Der Filter kennt Typ, Status, Geschlecht, Bundesland und Handlungsbedarf. Innerhalb einer Gruppe wirkt eine Auswahl als „oder", zwischen den Gruppen als „und": Weiblich plus Niedersachsen zeigt die weiblichen Mitglieder aus Niedersachsen. Beim Bundesland erscheinen nur die Länder, die unter den Mitgliedern tatsächlich vorkommen, und die Gruppe fehlt ganz, solange niemand eines hat.
• Mitglieder mit Handlungsbedarf stehen immer oben, unabhängig von der gewählten Sortierung.
• Mitgliedschaft und Status sind in der Tabelle nur Anzeige. Geändert werden sie im Profil oder über eine Sammelaktion.
• Das Sprechblasen-Symbol öffnet den Kommentar des Mitglieds, nicht eine Anmerkung an dieser Zeile. Überall dasselbe Feld: Mitgliederliste, Profil, Finanzen → Mitgliedsbeiträge und Mandate-Tabelle.
• Auf dem Handy stecken die Zeilen-Aktionen im ⋮-Menü jeder Karte.

Handlungsbedarf

Grund	entsteht	verschwindet
Wiederbewerbung	ehemaliges Mitglied bewirbt sich erneut über das Formular	mit „Erledigt" oder mit der Reaktivierung
Überfälliger Beitrag	aktives Mitglied, ein abgelaufener Zeitraum ist offen. Der laufende zählt nicht	sobald die Zahlung erfasst ist
SEPA-Mandat fehlt, abgelaufen oder läuft bald ab	aktives Mitglied mit Zahlungsart Lastschrift ohne nutzbares Mandat, Mandat abgelaufen, oder Ablauf in unter 42 Tagen. Bankdaten spielen keine Rolle: was zählt, ist die Zahlungsart am Profil. Wer auf Überweisung steht, braucht kein Mandat und wird nie gemeldet	mit einem neuen oder erneuerten Mandat, oder mit dem Wechsel auf Überweisung
Eigener Grund	von Hand über „Markieren"	mit „Entfernen"

Nur die Wiederbewerbung trägt „Erledigt". Die übrigen System-Gründe hängen an den Daten und haben deshalb keine Schaltfläche.

Sammelaktionen

• Ausgewählt ist immer nur, was gerade sichtbar ist. Wer durch Suche oder Filter aus der Liste fällt, fällt auch aus der Auswahl.
• Auf dem Handy zuerst das Auswählen-Symbol in der Steuerleiste antippen: erst danach hat jede Karte ein Kästchen und unten erscheint die Aktionsleiste.
• Der CSV-Export folgt der Reihenfolge der Tabelle. Ausgeblendete Felder werden nicht angeboten.
• Beim Sammel-Erfassen ist die Zeitraum-Liste ein Kalender, keine Prüfung: ein nicht abrechenbarer Zeitraum lässt sich wählen und wird dann übersprungen.

Löschen

• Mit dem Mitglied gehen seine Beiträge und seine SEPA-Mandate samt archivierter Unterschrift. Getaggte Spenden und der E-Mail-Verlauf bleiben, verlieren aber die Verknüpfung zur Person. Für die Buchhaltung ist Anonymisieren im Profil der bessere Weg.
• Steht ein importiertes Mitglied noch in der Quelltabelle, legt „Jetzt synchronisieren" es erneut an. Die automatische Synchronisierung nicht, sie liest nur neuere Zeilen. Dauerhaft weg ist es erst mit der Zeile in der Tabelle.

👤 Mitgliedsprofil

Bundesland

Das Bundesland wird beim Tippen aus der Postleitzahl vorgeschlagen und lässt sich überschreiben. Eine selbst gewählte Angabe bleibt stehen, auch wenn die PLZ danach noch geändert wird. Fünfzehn Postleitzahlen liegen auf einer Landesgrenze, dort und bei Adressen im Ausland schlägt das Tool nichts vor und das Feld bleibt leer.

Speichern

Der interne Kommentar speichert selbst beim Verlassen des Feldes. Alle übrigen Felder brauchen erst „Profil bearbeiten", auch Fähigkeiten, Sprachen und Mitgliedsnotizen.

Daten der Mitgliedschaft

Feld	Bedeutung	wird automatisch gesetzt
Antragsdatum	Tag des Aufnahmeantrags	bei importierten Mitgliedern aus dem Zeitstempel des Formulars
Beitrittsdatum	Beginn der Mitgliedschaft	beim Wechsel von Ausstehend auf Aktiv auf heute, falls leer
Austrittsdatum	Ende der Mitgliedschaft, nur bei ehemaligen Mitgliedern	beim Wechsel auf Ehemaliges Mitglied auf heute, Status zwingend Beendet
Auszeit	Lücke zwischen Austritt und Wiedereintritt	beim Wiedereintritt von Austrittsdatum bis heute. Austrittsdatum wird geleert, Beitrittsdatum bleibt

Nach dem Austritt und während einer Auszeit werden keine Beitragszeiträume fällig. Auszeiten lassen sich auch selbst eintragen oder entfernen.

Ein Geburtsdatum erzeugt einen jährlichen Geburtstagseintrag im Kalender des Tools. In den verbundenen Google-Kalender wird nichts geschrieben.

Beiträge

• Angeboten werden nur die noch offenen Zeiträume dieses Mitglieds, zugeschnitten auf das Abrechnungsintervall des Vereins: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Alles andere geht über „Eigener Zeitraum…".
• Der vorgeschlagene Betrag ist immer der heutige Beitragssatz. Ein Beitragslauf rechnet dagegen mit dem Satz von damals, eine Nachbuchung von Hand nicht.
• Ein Zeitraum, der einen bereits erfassten überschneidet, wird abgelehnt, auch beim Bearbeiten und bei einem eingetippten Zeitraum. Ein angeforderter Zeitraum zählt dabei mit, ein stornierter nicht.
• Die Mandatsreferenz ist Pflicht und kommt, falls hinterlegt, aus dem Profil.
• In der Liste darunter tragen nur Angefordert und Storniert eine Markierung. Was die drei Zustände bedeuten, steht unter Einreichen & Abgleich → Die Beitragszeile.

Zahlungsart

Der Eintrag entscheidet, auf welchem Weg das Mitglied abgerechnet wird, und steht ganz oben unter SEPA / Bankverbindung.

Zahlungsart	Was passiert
Lastschrift, Mandat vorhanden	kommt in den Beitragslauf, wie gewohnt
Lastschrift, kein gültiges Mandat	⚠ Handlungsbedarf, und bis dahin gar nicht abrechenbar. Entweder Mandat anfordern oder auf Überweisung stellen
Überweisung	steht am Lauf als übersprungen mit Zahlungsart Überweisung. Beiträge werden vorerst von Hand erfasst

• Vorgabe ist Lastschrift, auch für alle Mitglieder, die es vor dieser Einstellung schon gab. Das war bisher der einzige Weg zum Geld.
• Ein Wechsel wirkt sofort: ein noch offener Zeitraum gehört keinem Weg, er ist einfach geschuldet, und ist nach dem Umstellen sofort auf dem neuen abrechenbar.
• Ein bestehendes Mandat bleibt beim Wechsel auf Überweisung unangetastet. Es wird nur nicht mehr benutzt, und das Zurückstellen genügt.

Bankdaten

Bleibt Kontoinhaber leer, steht der Name des Mitglieds im SEPA-Mandat und als Schuldnername in jeder Lastschrift-Datei.

Anonymisieren

Anonymisieren (Art. 17) ersetzt die personenbezogenen Felder des Profils, beendet die Mitgliedschaft und löscht im SEPA-Mandat Kontodaten, Signatur-Nachweis und das archivierte Mandats-PDF. Ein offener Signatur-Link wird ungültig. Beträge, Zeiträume und das Unterschriftsdatum bleiben für die Aufbewahrungspflicht. Die Mandatsreferenz bleibt nur am Mandat selbst, nicht mehr an den einzelnen Beitragszeilen. Ein alter Einzug lässt sich danach der Bank gegenüber nicht mehr belegen. Rückgängig geht nichts. Datenauskunft und Datenübertragbarkeit stehen unter Dokumente & PDFs.

📥 Mitglieder-Import

Ein neuer Antrag kommt als Mitglied mit Status Ausstehend herein und wird erst mit Aktiv im Profil vollwertig.

Was welcher Lauf anfasst

Aktion	liest	neue Zeile wird	leere Felder vorhandener Mitglieder
„Bestehende Mitglieder importieren", nur ohne vorhandene Mitglieder	ganze Tabelle	eingestellter Status, Standard Aktiv. Ehemalige immer Beendet	werden ergänzt
„Jetzt synchronisieren"	ganze Tabelle	Ausstehend	werden ergänzt
automatisch alle 15 Minuten	nur Zeilen mit neuerem Antragsdatum als der letzte Lauf	Ausstehend	werden ergänzt

Abgeglichen wird über die E-Mail-Adresse, vorhandene Werte werden nie überschrieben. Ergänzt wird auf allen drei Wegen gleich: der 15-Minuten-Lauf fasst ein langjähriges Mitglied nur deshalb selten an, weil er dessen Zeile gar nicht erst liest. Die Notizen-Spalten schreibt nur der Lauf, der das Mitglied anlegt. Der Erstimport nutzt einen eigenen Status, damit ein Bestand nicht als neuer Antrag gilt.

Mitgliedsnummer

Eine Nummer aus der Quelle gewinnt, eine vorhandene wird nie überschrieben: ein wiederkehrendes Mitglied behält seine alte. Eine schon belegte Nummer weicht auf die nächste freie aus, das ist die höchste plus eins. Eine Lücke aus einer Löschung bleibt.

Wiederbewerbung

Bewirbt sich ein ausgetretenes Mitglied mit derselben E-Mail erneut, benachrichtigt das Tool alle Mitarbeitenden und hängt einen datierten Hinweis an den internen Kommentar. Antragsdatum und Status bleiben, zusammengeführt wird nichts. Ausgelöst wird das nur von einem Antrag, der neuer ist als der zuletzt erfasste.

Sichtbarkeit von Feldern

Ohne eigene Entscheidung ist ein Feld sichtbar, sobald eine Spalte darauf zeigt: eine später zugeordnete Spalte lässt ihr Feld von selbst erscheinen. „Pflicht" meint die Zuordnung der Spalte, ein einzelnes Mitglied darf das Feld leer haben.

Ausgeblendetes fehlt überall im Alltag: Profil, Mitgliedertabelle, „Mitglied hinzufügen", CSV-Auswahl, Mitgliedsbestätigung.

Wenn es nicht klappt

• Speichern abgelehnt: ein Pflichtfeld ohne Spalte, zwei Spalten auf dasselbe Feld, oder zwei gleiche Spaltennamen.
• Eine Zeile ohne Name oder E-Mail wird stillschweigend übersprungen.
• Ein Wert ohne Zuordnung kommt leer an. Eine leere Mitgliedschaft fällt auf die erste Mitgliedschaftsart des Vereins zurück.
• Eine unter „Werte zuordnen" angelegte Mitgliedschaftsart landet in derselben Liste wie unter Organisation → Mitgliedschaft.
• Das Bundesland kommt immer aus der Postleitzahl, nie aus einer eigenen Spalte. Eine Spalte lässt sich darauf zuordnen, ihr Wert wird aber verworfen: eine Landesangabe in einer Mitgliederliste veraltet, die PLZ daneben muss stimmen, damit die Post ankommt. Sobald eine PLZ zugeordnet ist, erscheint das Bundesland auch in der Sichtbarkeit.

💶 Finanzen

Transaktionen kommen aus dem Bank- und dem PayPal-Abruf, von Hand angelegt wird nur Bargeld. Der Unterpunkt Rechnungen listet jede ausgestellte Beitragsrechnung mit ihrer festen Nummer, beschrieben unter Einreichen & Abgleich.

Beiträge und Überfälligkeit

• Die Karten oben nennen nur den laufenden Zeitraum. Ein älterer offener Zeitraum erscheint stattdessen als Handlungsbedarf am Mitglied (Abschnitt Mitglieder), begrenzt durch Beiträge im Tool erfasst seit unter Admin → Organisation → Mitgliedschaft.
• Eine Beitragszeile trägt einen Status, siehe Einreichen & Abgleich → Die Beitragszeile. Die Euro-Summe oben zählt nur Bezahlt. Sind Beiträge angefordert, steht deren Anzahl daneben, sonst gar nichts.
• Als überfällig gilt nur, wonach niemand gefragt hat. Wessen Lastschrift unterwegs ist, taucht nicht auf, und eine Rücklastschrift bringt ihn sofort zurück.

Was automatisch passiert

• Die Sammelgutschrift eines Beitragslaufs und eine Rücklastschrift erkennt der Abgleich selbst und verlinkt beide zum Lauf. Auf der Gutschrift fehlt das Spenden-Tag mit Absicht: ein Beitragseinzug ist keine Spende.
• Beim Taggen einer Einnahme als Spende sucht das Tool das Mitglied über IBAN oder Namen (Reihenfolge und Schreibweise egal) und übernimmt die Adresse aus dem Profil. Gespeichert wird der Stand zum Zeitpunkt der Spende, eine später geänderte Profiladresse wirkt nicht zurück.

Regeln

• Importierte Zeilen sind unveränderlich, auch die per CSV hochgeladenen: Tag und Kommentar gehen, Bearbeiten und Löschen nicht, damit die Liste deckungsgleich mit dem Kontoauszug bleibt.
• Als Spende taggen geht nur bei einer Einnahme. Das Tag zu entfernen löscht Spendername und Adresse mit, danach ist die Zuwendungsbescheinigung zu dieser Buchung nicht mehr erzeugbar.

Notiz und Kommentar

Feld	Woher	Änderbar
Notiz	Verwendungszweck der Bank, bei Bargeld der eingetippte Text	nein, nur beim Anlegen gesetzt
Kommentar	interne Anmerkung des Teams	ja, ändert die Buchung nicht

CSV-Import

• Ein bereits importierter Export lässt sich beliebig oft erneut hochladen, bei der Bank wie bei PayPal: identische Zeilen werden erkannt und übersprungen.
• Vorhandene ersetzen löscht die alte Buchung samt Spenden-Tag und Spenderdaten, und ist zugleich der einzige Weg, eine importierte Zeile loszuwerden. Steht in der Vorschau getaggt/verknüpft daneben, besser überspringen.
• Deckt eine Bank-Datei eine erkannte Lücke der Bankhistorie vollständig ab, gilt die Lücke danach als geschlossen.

Wenn es nicht klappt

• Keine Adresse vorgeschlagen: der Absender passt zu keinem Mitglied, oder zu zwei mit gleichem Namen. Dann füllt das Tool bewusst nichts vor.
• Kein Handlungsbedarf trotz alter offener Beiträge: ohne Gründungsdatum unter Admin → Organisation → Details prüft das Tool rückwirkend gar nicht.

📊 EÜR — Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die EÜR rechnet nach Zufluss. Zugeordnet wird nach Kalenderjahr und Buchungsdatum wie auf dem Kontoauszug, das Valutadatum steht nur daneben, wenn es abweicht. Vorausgewählt ist das letzte abgeschlossene Jahr, nicht das laufende. Mehrere Jahre lassen sich zugleich anklicken, etwa für den Drei-Jahres-Turnus.

Wie eine Buchung ihre Kategorie bekommt

Reihenfolge	Quelle der Kategorie
1	von Hand in der Zeile gesetzt, dauerhaft und stärker als alles Weitere
2	Umbuchung zwischen eigenen Konten, erkannt an PayPal als Gegenseite der Bankbuchung. Steht vor dem Spenden-Tag, damit eine Aufladung nie als Einnahme zählt
3	Spenden-Tag aus Transaktionen, nur auf der Einnahmenseite. Tag entfernt, dann gilt wieder die Stichwort-Regel
4	erste passende Stichwort-Regel der jeweiligen Seite. Durchsucht werden Verwendungszweck und Empfänger zusammen

• Passt keine Regel, bleibt die Zeile ohne Kategorie und erscheint als Nicht zugeordnet, gezählt in der Summe und gedruckt im PDF. Sonstige Einnahmen und Sonstige Ausgaben sind keine Auffangkategorien: beide haben keine Stichwörter und werden nur von Hand gewählt.

PayPal und Bank zusammen

• Eine Spende bucht mit dem vollen Betrag als Einnahme, passend zur Zuwendungsbescheinigung, die Gebühr als eigene Ausgabe. Ein Einkauf zählt einmal in voller Höhe auf der PayPal-Seite, die Aufladung vom Bankkonto gilt als Umbuchung und zählt nicht mit. Vollständig ist das Bild nur mit beiden Quellen für denselben Zeitraum.
• Nicht übernommen wird, was kein echtes Geld ist: PayPal-Reservierungen, und alles, was nicht auf Euro lautet. Eine Zahlung in Fremdwährung erscheint in keiner Liste, keiner Summe und keinem Export.

Export

• Suche und Filter ändern nur die Liste am Bildschirm. Der Export nimmt immer die ganze gewählte Auswahl, nicht die gefilterte Ansicht. Nur die Zusammenfassung enthält keine Namen, die Einzelaufstellung schon.

Wenn Buchungen fehlen

• Bank und PayPal liefern rückwirkend nur etwa 90 Tage, ein ganzes Jahr lässt sich live nicht abrufen. War die Bankverbindung länger offline, erkennt das Tool die Lücke selbst und nennt sie über der Aufstellung. Nachtragen über Transaktionen → CSV importieren: bei der Bank der Kontoauszug, bei PayPal der Export der Aktivitäten.

✍️ SEPA-Mandate

Ein Mandat erlaubt den Einzug vom Konto des Mitglieds und hält fest, was ihm dabei zugesagt wurde. Der Einzug selbst läuft über Finanzen → Beitragsläufe.

Was das Mandat festschreibt

• Die Zusage — mit der Unterschrift werden Beitrag, Fälligkeitstag, Intervall und Vorlauffrist so eingefroren, wie sie an diesem Tag gelten. Dieser Satz ist die Vorabinformation für alle künftigen Einzüge, deshalb braucht ein planmäßiger Einzug keine weitere E-Mail.
• Acht Wochen Rückgaberecht — jedes Mandat ist eine Basislastschrift (CORE), das Mitglied kann eine Abbuchung acht Wochen lang ohne Begründung zurückholen. Daraus wird der Rückgabegrund „Zahlung widersprochen".
• Gläubiger-ID — von der Bundesbank, einmalig unter Admin → Bank → SEPA-Lastschrift hinterlegt.
• Prüfsumme — der Nachweis ist eine SHA-256-Prüfsumme über die bestätigten Angaben samt Zusage, beim Papiermandat über den Scan. Ändert sich später eine dieser Angaben, passt sie nicht mehr.

Wie ein Mandat aktiv wird

• Der Signatur-Link gilt 30 Tage und ist nur einmal verwendbar.
• Übersprungen wird, wer keine E-Mail-Adresse hat oder schon ein aktives Mandat besitzt.
• Jede Anfrage liest die Bankdaten neu aus dem Profil, und beim Signieren ergänzte Bankdaten wandern dorthin zurück.
• Mit der Unterschrift ist das Mandat sofort aktiv, ohne Freigabe im Tool. Beim Papiermandat zählt das angegebene Unterschriftsdatum, sonst der Tag des Hochladens. Ein Papiermandat braucht als einziger Weg eine gültige IBAN im Profil, bevor der Scan hochgeladen werden kann.
• Nach Widerruf oder Ablauf nutzt eine neue Anfrage denselben Datensatz weiter. Die Mandatsreferenz bleibt dieselbe, es entsteht keine neue.

Gültigkeit

Ein aktives Mandat lässt sich jederzeit widerrufen, etwa auf Wunsch des Mitglieds. Von selbst verfällt es 36 Monate nach dem letzten Einzug, solange nie eingezogen wurde 36 Monate nach der Unterschrift. Jeder erfolgreiche Einzug setzt die Frist neu, ein genutztes Mandat läuft also nie ab. Verfallen heißt neu erteilen. Fehlende und ablaufende Mandate erscheinen als Handlungsbedarf am Mitglied (Regeln im Abschnitt Mitglieder).

Wenn es nicht klappt

• Ein Mitglied fehlt in der Liste: ehemalige, beendete und ausgeschlossene Mitglieder stehen nicht darin.
• Ein älteres Mandat ist nicht zu finden: pro Mitglied zeigt die Liste nur das neueste.

💶 SEPA-Einzüge (Beitragsläufe)

Ein Einzug braucht immer die Freigabe eines Menschen. Unbeaufsichtigt oder zeitgesteuert zieht das Tool nie ein. Wie ein fertiger Lauf zur Bank kommt, steht im Abschnitt Einreichen & Abgleich.

Was das Tool zusammenstellt

• Ein Zeitraum ist ab dem Entwurf reserviert, derselbe Zeitraum lässt sich deshalb gefahrlos in mehreren Läufen bearbeiten und niemand wird doppelt belastet. Wer so festgehalten wird, steht als übersprungen da mit Schon in Lauf #N. Nach dem Löschen eines Entwurfs ist er wieder einzugsbereit, und löschen lässt sich ein Entwurf nur, solange noch keine Rechnung hinausgegangen ist.
• Kein offener Beitrag heißt: für diesen Zeitraum war die Person nicht Mitglied, etwa später beigetreten oder in einer Auszeit. Solche Mitglieder werden bewusst nicht belastet.
• Wer am Profil auf Überweisung steht, kommt gar nicht erst in einen Lauf und steht als Zahlungsart Überweisung unter den übersprungenen. Das gilt auch mit noch gültigem Mandat: es zählt, was am Profil steht. Siehe Mitgliederprofil → Zahlungsart.
• Rückstände werden je Mitglied aus Beitrittsdatum, Auszeiten und bezahlten Zeiträumen ermittelt und in einer einzigen Abbuchung eingezogen.

Beiträge

Jeder Zeitraum wird mit dem Beitragssatz gerechnet, der damals galt, nie mit dem heutigen. Die Sätze stehen mit Gültigkeitsdatum unter Admin → Organisation → Mitgliedschaft.

Fehlt für einen Zeitraum ein Satz, wird das ganze Mitglied übersprungen, nicht nur dieser Zeitraum: eine Abbuchung, die einen Teil der Rückstände begleicht und den Rest still offen lässt, liest das Mitglied als „Rückstände bezahlt".

Termine

• Die Lastschrift muss einen Bankarbeitstag vor dem Fälligkeitstag bis 13:00 Uhr bei der Bank sein, eine Regel der Bank und nicht des Tools. Vordatieren ist erlaubt: eingereicht werden darf lange vorher, ausgeführt wird am Fälligkeitstag. Das Tool warnt vorher und sperrt danach, siehe Einreichen & Abgleich → Die Einreichfrist.
• Welcher Tag und welche Uhrzeit dabei gelten, entscheidet die Zeitzone unter Admin → Organisation → Details (Vorgabe Europe/Berlin).
• Feiertage sind Ländersache: Fronleichnam gilt in Bayern, der Buß- und Bettag nur in Sachsen. Welche einen Einzug verschieben, hängt am Bundesland unter Admin → Organisation → Details. Ohne Auswahl gelten die niedersächsischen Feiertage.
• Ein Feiertag kann einen Einzug nur später legen, nie früher. Mariä Himmelfahrt (Bayern) und Fronleichnam (Sachsen, Thüringen) gelten nicht landesweit und sind nach der Mehrheit entschieden, dort ist das Datum notfalls von Hand zu korrigieren.

Vorabankündigung

• Nötig ist sie in drei Fällen: der Einzug liegt nicht auf dem regulären Termin, er zieht mehrere Zeiträume in einer Abbuchung ein, oder er weicht von der Zusage im Mandat ab, weil Beitrag oder Fälligkeitstag später geändert wurden. Geprüft wird je Mitglied gegen sein eigenes Mandat.
• Angekündigt wird der Betrag, der beim Anlegen des Laufs festgehalten wurde, nie ein aus den heutigen Einstellungen neu gerechneter.
• Bei unterschiedlichen Beträgen geht eine Sendung je Betrags- und Zeitraum-Gruppe hinaus, die größte zuerst. Erst wenn alle Gruppen versendet sind, geht der Lauf auf Angekündigt und die Datei darf entstehen.
• Sie reist im selben Vorgang wie die Beitragsrechnung: Ankündigung im Text, Rechnung im Anhang, eine Mail je Mitglied. Siehe Einreichen & Abgleich.
• Als versendet markieren ist für den Fall, dass alle Betroffenen nachweislich anders informiert wurden. Abgelehnt wird es, wenn das Einzugsdatum die Vorlauffrist nicht mehr einhält.

Wenn es nicht klappt

Ein Mitglied fehlt in der Zusammenstellung: jeder übersprungene Fall steht unter der Zusammenstellung mit seinem Grund, auch Schon in Lauf #N. Der liegengelassene Lauf ist der häufigste: er hält den Zeitraum weiter fest, und erst sein Löschen gibt das Mitglied wieder frei. Ehemalige, beendete und ausgeschlossene Mitglieder kommen gar nicht erst vor.

🔁 Einreichen & Abgleich

Zwei Wege führen zur Bank: direkt aus dem Tool über FinTS oder als geprüfte pain.008-Datei fürs Online-Banking. Welcher möglich ist, entscheidet die Bank.

Wer freigibt, und auf welchem Handy

• Die Freigabe folgt dem Bankzugang, mit dem eingereicht wird: mit eigenem Zugang kommt die pushTAN auf das eigene Handy, sonst an den Vereinszugang, also meist zum Super Admin.
• Gespeichert ist nicht verbunden: ein eigener Zugang zählt erst mit Anmeldename und abgeschlossener Verbindung, sonst reicht der Vereinszugang ein und die TAN landet woanders.
• Der Abgleich läuft immer über den Vereinszugang, egal wer einreicht. Ist dessen Sitzung abgelaufen, wird korrekt eingezogen, der Lauf bleibt aber offen, bis ein Super Admin die Verbindung erneuert.

Die Einreichfrist

Ein Lauf, der noch nicht bei der Bank ist, sagt selbst, wie viel Zeit bleibt. Die Frist steht als Einreichen bis am Lauf, und daraus werden drei Zustände.

Wann	Was am Lauf steht
noch viel Zeit	nichts. Nur die Zeile Einreichen bis
ab 2 Bankarbeitstagen vor der Frist, ohne FinTS ab 3	Bald einreichen, dazu eine Benachrichtigung. Gesperrt ist noch nichts
nach der Frist	Frist überschritten. Datei erzeugen und Einreichen sind gesperrt, daneben steht der Ausweg

• Bankarbeitstage, nicht Kalendertage. Zwei Kalendertage vor einer Frist am Montag lägen komplett im Wochenende.
• Der Vorlauf hängt am Weg zur Bank, die Frist nicht. Nimmt die Bank Lastschriften direkt an, reichen zwei Tage. Geht es über die Datei, warnt das Tool einen Tag früher, weil dann noch Online-Banking, Upload und TAN dazukommen.
• Gesperrt wird auch serverseitig, nicht nur die Schaltfläche. Eine Datei mit einem Datum, das die Bank nicht mehr ausführen kann, entsteht gar nicht erst.
• Als eingereicht markieren bleibt immer möglich. Es hält fest, was im Online-Banking schon passiert ist, und das wird um 13:00 Uhr nicht unwahr.

Einzugsdatum ändern

Der Ausweg aus einer versäumten Frist, und auch sonst der Weg, einen Einzug zu verschieben.

• Nur nach hinten, nie nach vorn. Angekündigt ist „frühestens am", also nicht-vorher. Ein späterer Einzug hält das Versprechen, ein früherer bricht es.
• Keine neue Ankündigung nötig. Aus demselben Grund bleiben Vorabankündigung und Rechnung richtig, auch wenn der Einzug ein paar Tage rutscht.
• Möglich ab Angekündigt. Ein Entwurf behält sein Datum: löschen und neu anlegen, damit das Datum an einer Stelle gewählt wird. Nach dem Einreichen geht es nicht mehr.
• Liegt schon eine SEPA-Datei vor, wird sie verworfen, denn sie trägt das alte Datum. Der Lauf steht danach wieder auf Angekündigt, die Datei wird neu erzeugt, und die alte darf nicht mehr hochgeladen werden.
• Bei Einreichung unklar erst im Online-Banking nachsehen. Liegt der Auftrag dort, ihn als eingereicht markieren, sonst das Datum ändern und bestätigen, dass dort nichts liegt. Ein Datumswechsel mit einem Auftrag bei der Bank zöge zweimal ein.
• Ein Wochenende oder Feiertag rückt automatisch auf den nächsten Bankarbeitstag, und ein Datum, das schon wieder zu spät wäre, wird abgelehnt.

Die Datei

• Bei der Sparkasse liegt der Upload unter Online-Banking Business → Datei-Übergabe.
• Nach dem Hochladen und der TAN-Freigabe den Lauf im Tool mit Als eingereicht markieren abschließen. Das ist der letzte Schritt dieses Weges: ohne ihn bleibt der Lauf auf Exportiert stehen, und der Abgleich sucht für ihn keinen Zahlungseingang.
• Neu erzeugen gibt der Datei eine neue Nachrichten-ID. Eine früher heruntergeladene Datei darf danach nicht mehr hochgeladen werden, die Bank erkennt keine Dublette und zieht ein zweites Mal ein.
• Ein eingereichter Auftrag lässt sich über das Tool nicht mehr ändern oder zurückholen. Bei der Bank geht das meist bis zum Vortag der Ausführung. Vorher ist das Einzugsdatum jederzeit nach hinten verschiebbar, siehe oben.
• Der Dateiname steht nur dann am Lauf, wenn die Datei der Weg zur Bank ist. Nimmt die Bank Lastschriften direkt an, bleibt dort nur das Siegel XSD-geprüft, und nach dem Übermitteln wird aus der Schaltfläche ein kleiner Textlink. Herunterladen geht trotzdem jederzeit.

Ankündigen: der Schritt zwischen Entwurf und Datei

Ein Lauf geht nicht direkt vom Entwurf zur Bank. Dazwischen liegt das Ankündigen, und dort erfahren die Mitglieder, was passieren wird. Erst danach lässt sich die SEPA-Datei erzeugen.

• Eine Mail je Mitglied, mit der eigenen Rechnung im Anhang. Ist eine Vorabankündigung fällig, steht sie im Mailtext und die Rechnung hängt dran. Sonst steht der Rechnungstext drin. So oder so: ein Vorgang, eine Mail, ein Anhang.
• Der Text wird vorher gezeigt. Das Ankündigen öffnet die gewohnte Rundmail-Vorbereitung: Vorschau, Empfängerliste, und bei Mitgliedern mit unterschiedlichen Beträgen je eine Gruppe. Nichts geht ungelesen hinaus.
• Gelöscht werden kann nur, solange niemand etwas bekommen hat. Sobald die erste Rechnung draußen ist, ist Löschen gesperrt, auch wenn der Lauf noch Entwurf heißt. Ein verschicktes Dokument lässt sich nicht zurückholen.
• Sind alle erreichbaren Mitglieder versorgt, steht der Lauf auf Angekündigt und der nächste Schritt ist das Einreichen.

Die Rechnung an die Mitglieder

• Betrag und Einzugstag stehen auch im Mailtext, damit niemand einen Anhang öffnen muss, um von einer Abbuchung zu erfahren. Zieht der Lauf Rückstände mit ein, führt die Rechnung jeden Zeitraum einzeln auf, jeden zu dem Beitragssatz, der damals galt.
• Die Rechnung sagt „frühestens am", genau wie die Vorabankündigung. Versprochen wird also nicht-vorher und kein fester Tag. Rutscht die Einreichung um ein paar Tage, bleibt das Dokument richtig und muss nicht erneuert werden.
• Genau einmal je Mitglied und Lauf. Neu erzeugen und ein neuer Versuch nach einer abgelehnten Einreichung schicken nichts zum zweiten Mal.
• Wer keine E-Mail-Adresse hat, steht namentlich am Lauf, und der Name ist ein Link auf genau diese Rechnung. Ausdrucken und von Hand zustellen. Über die Beitragszeile des Mitglieds gibt es das PDF erst ab dem Einreichen, also nach diesem Schritt, deshalb der Link am Lauf.
• Bleibt etwas offen, etwa bei einem vollen Postfach, sagt der Lauf „1 von 3 Rechnungen versendet" und bietet Ausstehende senden. Erneut versendet wird dabei nur, was noch offen ist.
• Jede erzeugte Rechnung wird gespeichert und steht unter Finanzen → Rechnungen. Siehe unten.

Die Rechnungsliste

Unter Finanzen → Rechnungen stehen alle ausgestellten Rechnungen, neueste zuerst, filterbar nach Status. Jede Zeile führt zum PDF und zurück zum Lauf.

• Die Nummer wird einmal vergeben und nie neu gebildet: Kürzel-Jahr-laufende Nummer, etwa DSI-2026-0042. Wird das Vereinskürzel später geändert, bleiben ausgestellte Rechnungen unberührt. Vorher hätte eine Umbenennung jede alte Rechnung mit umbenannt.
• Eine Lücke in der Reihe ist kein Problem. Verlangt ist, dass eine Nummer nur einmal vorkommt, nicht dass keine fehlt. Eine stornierte Rechnung behält deshalb ihre Nummer.
• Das PDF entsteht aus einer eingefrorenen Kopie. Eine geänderte Vereinsanschrift, ein neuer Beitragssatz oder ein verschobenes Einzugsdatum ändern eine bereits ausgestellte Rechnung nicht mehr. Nur das Logo wird jeweils frisch geladen.
• Der Status folgt dem Abgleich. Offen bis zum Zahlungseingang, dann Bezahlt. Eine Rücklastschrift setzt sie auf Storniert und nennt den Grund; das PDF liest danach wieder wie beim Versand, denn das Geld kam ja nicht an.
• Erfasst werden Rechnungen ab jetzt. Ältere Beitragszeilen behalten ihre bisher errechnete Nummer, weil ein nachträgliches Vergeben jede alte Rechnung ein zweites Mal umbenannt hätte.

Status

Status	Was gilt
Entwurf	änderbar und löschbar, solange noch keine Rechnung hinausgegangen ist
Angekündigt	alle erreichbaren Mitglieder haben ihre Rechnung, und wo eine fällig war auch ihre Vorabankündigung. Löschen ist gesperrt, die Datei darf entstehen
Exportiert	geprüfte Datei erzeugt. Unklar ist ab hier, ob die Datei schon bei der Bank liegt
Wird übermittelt	wartet auf die Freigabe, die nur die Person erteilen kann, auf deren Handy sie liegt. Freigabe prüfen holt die Antwort der Bank
Einreichung fehlgeschlagen	Bank abgelehnt oder Freigabe abgebrochen. Nichts eingezogen, ein neuer Versuch ist gefahrlos
Einreichung unklar	Verbindung riss ab, ohne Antwort der Bank, etwa nach einem Serverneustart. Siehe unten
Übermittelt	direkt aus dem Tool bei der Bank, die den Auftrag bestätigt hat. Wartet auf den Zahlungseingang
Eingereicht	als Datei im Online-Banking abgegeben und hier von Hand bestätigt. Wartet ebenfalls auf den Zahlungseingang
Abgeglichen	Zahlungseingang zugeordnet, die angeforderten Beiträge stehen auf Bezahlt

„Einreichung unklar" hat bewusst kein einfaches Erneut-Senden: das Tool weiß nicht, ob der Auftrag angekommen ist, und ein zweiter Versand könnte ein zweites Mal einziehen. Zuerst im Online-Banking nachsehen, ob der Auftrag dort liegt, dann im Lauf Auftrag war da: als eingereicht markieren oder Auftrag fehlt: neue Datei erzeugen wählen.

Die Beitragszeile

Zwischen dem Einreichen und dem Zahlungseingang liegen Tage bis Wochen. Damit in dieser Zeit nicht einfach nichts dasteht, entsteht die Beitragszeile schon beim Einreichen und trägt einen Status.

Status	Was gilt
Angefordert	der Auftrag ist bei der Bank, das Geld noch nicht da. Kein Geld: zählt in keiner Summe und in keiner Zuwendungsbestätigung mit
Bezahlt	eingegangen und abgeglichen. Der Normalfall, deshalb ohne eigene Markierung
Storniert	zurückgelastet. Die Zeile bleibt als Nachweis stehen, grau, und der Zeitraum ist wieder offen

• Angefordert sperrt den Zeitraum genauso wie bezahlt: kein zweiter Lauf, kein Vorschlag im Erfassen-Formular, keine Überfälligkeits-Meldung. Sonst würde derselbe Zeitraum zweimal eingezogen.
• Von Hand erfasste Beiträge sind immer Bezahlt: erfasst wird, was schon da ist.
• Eine angeforderte Zeile zu löschen holt den Auftrag bei der Bank nicht zurück, gibt den Zeitraum aber wieder frei. Danach ist ein zweiter Einzug möglich, deshalb fragt das Tool nach.

Was automatisch passiert

Der Abgleich läuft beim nächsten Bankabruf. Passt die Gutschrift, gehen alle Positionen auf eingezogen, die angeforderten Beiträge auf Bezahlt, die Mandate auf Folgeeinzug und der Lauf auf Abgeglichen. Ein von Hand erfasster Zeitraum wird nicht doppelt gebucht.

Wenn der Abgleich nicht greift

Die Bank meldet den ganzen Lauf als eine Gutschrift, ohne Angabe je Mitglied. Zugeordnet wird sie nur bei genau passendem Betrag, Buchung am Einzugsdatum oder in den fünf Tagen danach, erkennbarem Lastschrifteinzug, und passender Anzahl, falls die Bank sie im Buchungstext nennt. Passt keine oder passen zwei Gutschriften, ordnet das Tool nichts zu.

Häufigster Grund: die Bank hat eine Position schon bei der Einreichung abgewiesen, damit weicht die Summe ab. Dann einen Kontoauszug (camt) hochladen. Er wird über die Nachrichten-ID der Datei zugeordnet, funktioniert auch bei abweichender Summe und nennt die Differenz. Die manuelle Bestätigung prüft keinen Betrag und bucht den ganzen Lauf als eingezogen.

Automatisch geprüft werden nur Läufe, deren Einzugsdatum höchstens 120 Tage zurückliegt. Ältere nur noch über Abgleich prüfen oder einen Kontoauszug.

Rücklastschrift

• Eine Rücklastschrift kommt später als eigene Buchung zurück und wird über das Ende-zu-Ende-Kennzeichen genau einer Position zugeordnet: der Beitrag geht auf Storniert, die Rechnung ebenso, der Zeitraum ist wieder offen, alle Mitarbeitenden werden benachrichtigt.
• Die geplatzte Position bleibt als Nachweis im alten Lauf, ein zweiter Versuch braucht einen neuen Lauf für denselben Zeitraum. War der geplatzte Einzug der erste dieses Mandats, geht der neue wieder als Ersteinzug hinaus.
• Vor einem zweiten Versuch den Grund klären. Bei fehlender Deckung ist ein zweiter Versuch üblich, bei „Mandat nicht vorhanden" oder „Zahlung widersprochen" darf nicht erneut eingezogen werden. Den Grund nennt nur der hochgeladene Kontoauszug, beim automatischen Abgleich steht keiner am Lauf.

📄 Dokumente & PDFs

Anschrift, Logo, Registernummer, Finanzamt und Steuernummer holt jedes PDF aus Admin → Organisation: was dort fehlt, fehlt im Dokument, ohne Warnung. Das PDF der Zuwendungsbescheinigung trägt selbst die Überschrift Zuwendungsbestätigung.

Zuwendungsbescheinigungen

• Die Jahresbescheinigung über Mitgliedsbeiträge und der einzelne Spendenbeleg sind Bestätigungen im Sinne des § 10b EStG. Beide drucken Finanzamt und Datum des Freistellungsbescheids. Fehlt das Datum in der Admin-Konsole, bleibt die Zeile leer und das Papier ist für das Finanzamt unbrauchbar.
• Beide brauchen Unterschrift und Stempel: maschinell erstellt und unsigniert ist das PDF kein Beleg.
• Die Jahresbescheinigung umfasst alle Zahlungen, die in diesem Kalenderjahr eingegangen sind, unabhängig vom abgedeckten Zeitraum. Einzeln aufgeführt werden höchstens fünf, der Rest als „und N weitere Zahlung(en)". Der Gesamtbetrag bleibt vollständig.
• Der Spendenbeleg braucht das Spenden-Tag an der Buchung (Abschnitt Finanzen).

Beitragsrechnung

• Eine Rechnung aus einem Beitragslauf wird gespeichert: sie bekommt einmalig die Nummer Kürzel-Jahr-laufende Nummer („DSI-2026-0042") und ein festes Rechnungsdatum, beide unveränderlich. Auch der Inhalt ist eingefroren, ein späterer Umzug des Vereins ändert eine ausgestellte Rechnung also nicht mehr. Alle Rechnungen stehen unter Finanzen → Rechnungen.
• Für einen von Hand erfassten Beitrag und für alles vor der Rechnungsliste gilt weiter die alte Regel: die Nummer entsteht bei jedem Download neu aus Kürzel, Zeitraum und Mitgliedsnummer, das Rechnungsdatum ist der Tag des Downloads. Stammt der Beitrag aus einem Lauf, steht dessen Nummer mit drin („DSI-2026-Q2-L7-001"), denn nach einer Rücklastschrift darf derselbe Zeitraum erneut eingezogen werden und beide Einzüge trügen sonst dieselbe Nummer.
• Der Kasten am Ende richtet sich nach der Zahlungsart. Bargeld: „Betrag bereits beglichen". Lastschrift: der Einzugstag mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz, und ausdrücklich die Bitte, nichts zu überweisen. Die Bankverbindung des Vereins steht dort bewusst nicht, denn es ist nichts zu zahlen. Alles andere druckt die Bankverbindung, ist also eine Zahlungsaufforderung.
• Eine Rechnung zu einem Beitragslauf führt jeden Zeitraum einzeln auf. Zieht ein Lauf Rückstände mit ein, sieht das Mitglied, welche Quartale die eine Abbuchung abdeckt, und zwar jedes zu dem Beitragssatz, der damals galt. Diese Rechnung geht automatisch per Mail hinaus, siehe Einreichen & Abgleich.

Mitgliedsbestätigung

• Bei ausgetretenen Mitgliedern wird daraus eine Mitgliedschaftsbescheinigung in der Vergangenheitsform, mit Austrittsdatum. Auszeiten nennt das Schreiben ausdrücklich als unterbrochene Zeiträume. Unterschrift und Stempel gehören auch hier dazu.
• Als einziges Dokument folgt es der Feld-Sichtbarkeit: eine ausgeblendete Adresse oder Mitgliedsnummer fehlt dann auch im Schreiben. Bescheinigungen und Auskünfte drucken immer alles.

DSGVO-Auskunft und JSON-Export

• Beide legen dieselben Felder offen, darunter die vollständige Bankverbindung, die Mitgliedsnotizen und den internen Kommentar. Vor dem Versand also lesen, was dort steht.
• Beide werden im Audit-Log festgehalten, mit Mitglied und Zeitpunkt. Die übrigen PDFs nicht.

Wenn es nicht klappt

• Mitgliedsbestätigung wird abgelehnt: ein ehemaliges Mitglied braucht zuerst ein Austrittsdatum im Profil.
• Jahresbescheinigung wird abgelehnt: für das gewählte Jahr ist keine Beitragszahlung erfasst.

📅 Kalender

Die Liste reicht 30 Tage voraus, Spätere stehen hinter der Schaltfläche darunter. „Vergangen" reicht 60 Tage zurück, Älteres verschwindet ganz. Die Farbe ist der einzige Hinweis auf den Typ: Blau Meeting, Rot Frist, Pink Geburtstag, Grau Sonstiges.

Was automatisch passiert

• Geburtstage — aus dem Geburtsdatum der Mitglieder zusammengestellt, nur für diese Ansicht: nicht gespeichert, nicht an Google. Zum Entfernen das Geburtsdatum im Profil löschen. Ist der Geburtstag dieses Jahres vorbei, erscheint zusätzlich der nächstjährige.
• Google Kalender — bei jedem Aufruf frisch gelesen und nur gelesen: nichts wandert zurück nach Google. Ein kleines G vor dem Titel weist einen Google-Termin aus, er ist hier schreibgeschützt. Wiederkehrende Termine kommen als einzelne Tage, abgesagte gar nicht. Den Typ leitet das Tool ab, mit Google-Meet-Link Meeting, sonst Sonstiges.
• Erinnerungen — stündlich geprüft, je Termin zweimal an das ganze Team: rund 24 und rund 1 Stunde vorher, jede einmal. Ohne Uhrzeit gilt 08:00. Ein verschobener Termin erinnert zur neuen Zeit erneut. Geburtstage bekommen keine Erinnerung, dafür die Automatisierung unter E-Mail. Kanäle je Person, siehe Benachrichtigungen.

Wenn es nicht klappt

• Den Meeting-Link gibt es nur bei Typ Meeting und nur bei einer erkennbaren Webadresse. Sonst fehlt er auf der Karte, ohne Hinweis.
• Eine Notiz wird erst sichtbar, wenn die Karte angetippt wird.
• Fehlen die Google-Termine, ist Calendar-ID oder Google-Verbindung nicht eingerichtet, was die Kalender-Karte in der Admin-Konsole anzeigt. War Google zur Prüfstunde nicht erreichbar, gilt die Erinnerung nur für eigene Termine.

✉️ E-Mail

Versendet wird über das Postfach der Organisation, jede Nachricht kommt also von der eigenen Domain.

Senden

• Empfängerauswahl — voreingestellt ist Aktuelle Mitglieder, Ehemalige sind damit ausgeblendet. Alle wählen nimmt nur, was der Filter gerade zeigt, und nur Mitglieder mit E-Mail-Adresse.
• Variablen — ein Platzhalter ohne Wert wird zu nichts, aus „Hallo @firstname" kann also „Hallo " werden. Ersetzt wird ohne Rücksicht auf Wortgrenzen: eine getippte Adresse wie info@emailanbieter.de verliert dabei ihr @email. In einer Antwort an jemanden, der kein Mitglied ist, bleibt ein Platzhalter im Betreff als @-Wort stehen: im Betreff einer Antwort deshalb keine Platzhalter verwenden.
• Rundmail — läuft auf dem Server weiter, auch wenn der Browser zugeht. Zwischen zwei Empfängern liegt eine Pause, mehrere Hundert dauern deshalb Minuten. Startet der Dienst mitten im Versand neu, endet die Rundmail: wer erreicht wurde, steht in Gesendet, der Rest lässt sich erneut senden.
• Vorlage anwenden — überschreibt Betreff und Text im Formular.
• Layout — Kopfzeile, Signatur und Fußzeile gelten für jede ausgehende E-Mail, auch für die automatischen und die System-E-Mails.

Automatische E-Mails

• Täglich heißt: einmal beim Start des Dienstes und dann alle 24 Stunden, nicht zu einer festen Uhrzeit. Auslöser ist derzeit nur Geburtstag.
• Die Empfängergruppe wird bei jedem Lauf neu ausgewertet, ein Wechsel der Mitgliedsart verschiebt ein Mitglied also von selbst hinein oder hinaus.
• „Höchstens einmal pro Jahr" gilt je Automatisierung. Zwei Geburtstags-Automatisierungen für dieselbe Gruppe senden zwei Mails.
• Jetzt ausführen startet denselben Durchlauf wie der Tagesjob, auch bei ausgeschalteter Automatisierung. Wer dieses Jahr schon gratuliert bekam, bekommt nichts Zweites, „0 gesendet" ist also ein gültiges Ergebnis.
• In Gesendet tragen diese Mails den Namen der Automatisierung.

Posteingang

• Öffnen markiert die E-Mail im Postfach als gelesen. Genauso wirken Als ungelesen markieren, Archivieren und Löschen direkt dort: Archivieren und Löschen verschieben die Nachricht in das Archiv bzw. den Papierkorb des Mailservers. Einen eigenen Papierkorb hat die App nicht.
• Eine Antwort geht immer von dem Postfach aus, in dem die ursprüngliche E-Mail eingegangen ist, und reiht sich beim Empfänger in denselben Gesprächsverlauf ein. Gehört die Adresse zu einem Mitglied, landet die Antwort in dessen Profil-Verlauf.
• Links in empfangener Post öffnen in einem neuen Tab; was keine echte externe Webadresse ist, bleibt wirkungslos.
• Auf neue Post prüft das Tool alle 5 Minuten und meldet sie gesammelt, mit höchstens fünf genannten Absendern. Die erste Prüfung nach der Einrichtung meldet nichts, damit der vorhandene Bestand nicht als neu gilt.

Wenn es nicht klappt

• „Diese E-Mail ist nicht mehr verfügbar" heißt: die Nachricht wurde zwischenzeitlich anderswo verschoben oder gelöscht.
• Gesendet speichert den getippten Text, nicht die fertige Mail: beim Öffnen baut das Tool sie mit dem heutigen Layout und den heutigen Mitgliedsdaten neu auf. Aus Protokoll löschen entfernt nur den Eintrag, auch aus dem Verlauf im Profil; beim Empfänger bleibt die E-Mail.

💡 Tickets & Feedback

Was automatisch passiert

• Ein neues Ticket meldet sich bei allen Super Admins.
• Ändert ein Super Admin Status, Priorität oder Typ, bekommt die einreichende Person eine Meldung. Ein Speichern ohne echte Änderung löst nichts aus, und niemand meldet sich beim Einordnen des eigenen Tickets selbst.
• Der Zähler am Ticket-Symbol zählt nur Tickets im Status Neu, und nur Super Admins sehen ihn.

Wer was darf

• Titel, Beschreibung, Löschen — die einreichende Person und Super Admins. Alle anderen lesen nur.
• Typ, Status, Priorität — nur Super Admins. Die Priorität ist zunächst leer.

Screenshots

• Ein Screenshot lässt sich nur beim Einreichen anhängen. Später kommt keiner mehr dazu.
• Erlaubt sind PNG, JPG, GIF und WebP bis 5 MB. SVG wird abgelehnt, weil eine SVG-Datei Programmcode enthalten kann.
• Mit dem Ticket verschwindet auch sein Screenshot.

🔔 Benachrichtigungen

Was ankommt

Die Tabelle unter Mein Konto → Benachrichtigungen listet die Ereignisse, die die eigene Rolle überhaupt erreichen können, mit den Kanälen In-App (die Glocke), E-Mail und Push. Welche Meldungen drinstehen, hängt an den Rechten, nicht am Rang: jede Meldung geht an die Personen, die auch etwas dagegen tun können. „SEPA-Rücklastschrift" erreicht also, wer einziehen darf, „Bankverbindung abgelaufen", wer die Verbindung erneuern darf, und „Backup fehlgeschlagen" nur den Super Admin. Ein Ticket-Update geht allein an die einreichende Person.

Bei der Termin-Erinnerung, bei „Bankverbindung abgelaufen" und bei der Einreichfrist eines Beitragslaufs ist In-App fest eingeschaltet, weil der Eintrag in der Glocke zugleich den zweiten Versand verhindert. E-Mail und Push bleiben frei wählbar.

Glocke und Zähler

• Der Zähler zählt alle ungelesenen Meldungen, die Liste zeigt die neuesten 30. Gelöscht wird im Verlauf nie etwas.
• Der Zähler wird nicht laufend abgefragt: er kommt beim Anmelden, beim Öffnen der Glocke und beim Seitenwechsel. Eine neue Meldung erscheint also beim nächsten Klick.

Wohin ein Klick führt

• Ein Klick öffnet nicht nur die Seite, sondern die Sache selbst: ein Ticket samt Beschreibung, eine Rücklastschrift den Beitragslauf, ein Mandat und eine erneute Bewerbung das Profil, eine neue E-Mail den Posteingang. Eine brandneue Anmeldung landet dagegen auf der Mitgliederliste, nicht im Profil.
• Derselbe Sprung funktioniert aus der Benachrichtigungs-E-Mail über „Im Tool öffnen".

Push

• Push braucht zwei Schritte: erst Push auf diesem Gerät aktivieren und die Browser-Nachfrage erlauben, danach Push je Ereignis wählen.
• Auf dem iPhone die App vorher über Teilen → Zum Home-Bildschirm installieren, sonst gibt es dort kein Push.
• Push hängt am Browser, nicht am Konto: wer sich auf einem geteilten Gerät neu anmeldet und Push aktiviert, übernimmt dessen Push-Meldungen.

Wenn es nicht klappt

• Bleibt die Spalte Push auf jedem Gerät grau, ist Push auf dem Server nicht eingerichtet; daran lässt sich in der App nichts ändern.
• Eine Push-Anmeldung kann von selbst ungültig werden, etwa wenn der Browser seine Daten löscht. Dann auf diesem Gerät erneut aktivieren.

👤 Mein Konto

Kanäle je Ereignis und Push auf diesem Gerät erklärt der Abschnitt Benachrichtigungen.

Anmeldung und Name

Google verbinden ergänzt für dieses Konto den Anmeldeweg über Google, siehe Zugang. Wieder trennen lässt sich die Verknüpfung in der Oberfläche nicht. Die vereinsweite Google-Freigabe für Kalender und Tabellen ist etwas anderes und liegt in der Admin-Konsole. Ein neues Passwort braucht mindestens 8 Zeichen und beendet alle anderen Sitzungen, dieses Gerät bleibt angemeldet.

Mein Bankzugang

Die Karte erscheint nur bei Treasurer und Super Admin, den Rollen, die einen Beitragseinzug einreichen dürfen. Voraussetzung ist eine Vollmacht mit Verfügungsberechtigung auf das Vereinskonto. Ein eigener Zugang trägt ausschließlich die Einreichung. Welches Handy die Freigabe bekommt, steht unter Einreichen & Abgleich. Eine Verbindung gilt 90 Tage, danach einmal neu verbinden. Nach Zugang entfernen laufen die eigenen Einzüge wieder über den Vereinszugang.

Wenn es nicht klappt

Nach zwei falschen PIN-Eingaben stoppt das Tool von selbst, weil die Sparkasse beim dritten Versuch sperrt: PIN im Online-Banking prüfen und hier neu hinterlegen. Eine Vollmacht ohne Verfügungsberechtigung verbindet sich sauber und verweigert erst die Einreichung, was die Karte dann anzeigt.

⚙️ Admin-Konsole

Regeln

• Was eine Einstellung auslöst, erklärt das (i) an der Karte oder am Feld selbst.
• Jede Einstellung hat genau eine Karte, die sie ändert. Braucht eine Karte etwas, das ein anderer Bereich verwaltet, zeigt sie nur den Zustand und verlinkt dorthin.
• Der Einrichtungslink der Ersteinrichtung ist mit dem Abschluss verbraucht und öffnet sich nicht wieder.

Einstellung → Wirkung

Einstellung	Karte	Wirkt auf
Vereinskürzel	Organisation → Details	Name der App, Name des Dokumenten-Assistenten, neue Rechnungsnummern und Mandatsreferenzen. Bereits ausgestellte Rechnungen und erteilte Mandate behalten ihr altes Kürzel
Bundesland	Organisation → Details	welche Feiertage einen SEPA-Einzug verschieben (siehe Beitragsläufe). Der Vorschlag aus der Postleitzahl bleibt bewusst leer, wenn diese über eine Landesgrenze reicht
Zeitzone	Organisation → Details	welcher Tag und welche Uhrzeit für die Annahmefrist der Bank gelten (siehe Beitragsläufe)
Impressum- und Datenschutz-URL	Organisation → Details	Fußzeile jeder ausgehenden E-Mail und die öffentliche Signaturseite des SEPA-Mandats. Ohne https:// oder http:// am Anfang fällt der Link still weg
Die drei Bilder	Organisation → Details	das Dokument-Logo steht auf den PDFs gegen Weiß, das Navigations-Logo in der dunklen Leiste der App, das App-Icon wird das quadratische Symbol auf dem Handy
Beitragssätze	Organisation → Mitgliedschaft	jeder Zeitraum wird mit dem damals gültigen Satz abgerechnet (siehe Beitragsläufe)
Gläubiger-ID	Bank → SEPA-Lastschrift	jedes SEPA-Mandat, jede Beitragsrechnung und jede erzeugte SEPA-Datei
Wesentliche Änderung	Rechtliche Dokumente	erhöht die Version, alle müssen beim nächsten Login erneut zustimmen. Ohne den Haken ändert sich nur der Text

Ersteinrichtung → wo es jetzt liegt

Aus dem Assistenten	Jetzt unter
Vereinsangaben, Beitrag, Mitgliedschaftsarten	Organisation
IBAN, BIC und Bankname des Vereins	Bank
Anmeldename, PIN, FinTS-URL, Produkt-ID, PayPal	API-Zugangsdaten
Postfach für den E-Mail-Versand	E-Mail & Kalender
Mitgliederliste und Spaltenzuordnung	Mitglieder & Profile

Wer was darf

Die Seitenleiste zeigt nur die Bereiche, die die eigene Rolle abdeckt. Ein Treasurer erreicht die Konsole gar nicht, hat aber trotzdem einen eigenen Bankzugang unter Mein Konto, denn das ist keine Funktion der Konsole. Die Rollenübersicht steht im Abschnitt Rollen und Rechte.

Zwei Regeln unter Benutzer, beide greifen serverseitig:

• Nur nach unten vergeben. Eine Rolle mit mehr Rechten als die eigene lässt sich nicht zuweisen, und ein Konto mit mehr Rechten als das eigene lässt sich weder bearbeiten noch löschen, auch sein Passwort nicht zurücksetzen. Sonst wäre die Benutzerverwaltung der bequemste Weg zu Vollzugriff.
• Das letzte Super-Admin-Konto bleibt. Es kann die Rolle nicht abgeben, solange es das einzige ist: danach käme niemand mehr an die technischen Bereiche, auch nicht, um es zurückzudrehen. Erst ein zweites Super-Admin-Konto macht den Wechsel möglich.

Eine geänderte Rolle beendet sofort alle Sitzungen dieses Kontos, damit sie beim nächsten Aufruf gilt und nicht erst nach dem nächsten Logout. Ein geänderter Name tut das nicht.

Passwort zurücksetzen beendet ebenfalls jede Sitzung dieses Kontos und verlangt beim nächsten Login ein neues Passwort.

Persönliche Bankzugänge lassen sich hier nur entfernen, etwa beim Offboarding. Angelegt werden sie von der Person selbst, und den Anmeldenamen dahinter zeigt das Tool bewusst nicht.

Wenn es nicht klappt

• Kontostand und Umsätze bleiben stehen: die Sitzung des Vereinszugangs ist abgelaufen. Unter Bank neu authentifizieren.
• „Nicht vollständig konfiguriert" beim Verbinden: unter API-Zugangsdaten fehlt FinTS-URL, BLZ oder Produkt-ID. Für die FinTS-Adresse gibt es keine Vorgabe, die Bank teilt sie mit.
• Google steht auf „Nur Tabellen": eine ältere Freigabe, die den Kalender noch nicht einschloss. Einmal Neu verbinden unter API-Zugangsdaten → Google-Zugangsdaten holt beides.
• Backups: die System-Karte auf dem Dashboard zeigt den Zustand der nächtlichen Sicherung. Frisch heißt nicht heil: eine Sicherung unter 1 KB gilt als fehlgeschlagen, weil ein abgebrochener Datenbank-Export als leere Datei hochgeht. Steht dort nicht eingerichtet, läuft überhaupt keine Sicherung. Die Warnung dazu kommt genau einmal pro Ausfall, weggeklickt heißt also nicht behoben. Bucket unter System → Backups eintragen: die nächste Sicherung greift den Namen ohne Neustart auf. Bleibt die Karte rot, ~/backup.log auf dem Server prüfen.

Datenquellen

Die Zuordnung von Postleitzahl zu Bundesland, mit der das Bundesland unter Organisation → Details vorgeschlagen wird, stammt aus dem Datensatz der OpenPLZ API (basierend auf OpenStreetMap) und steht unter der Open Database License (ODbL) v1.0. © OpenStreetMap contributors, © OpenPLZ API contributors. Die Tabelle liegt im Tool selbst; beim Ausfüllen wird kein externer Dienst aufgerufen.