Powered by Google Gemini – kostenloser Tarif. Fragen werden mit Google geteilt, keine Mitgliederdaten. Kurze, gezielte Fragen stellen; Antworten können Fehler enthalten.

🔐 Login & Zugang

Melden Sie sich mit E-Mail und Passwort oder über Mit Google anmelden an — beides nutzt dasselbe Konto. Ihre Sitzung bleibt 7 Tage aktiv.

Wenn ein Administrator Ihr Passwort zurückgesetzt hat, werden Sie vor dem Fortfahren aufgefordert, ein neues festzulegen.

Es gibt drei Rollen: Admin (voller Zugriff), Manager (kann alles außer Benutzerkonten bearbeiten) und Betrachter (nur Lesezugriff).

👥 Mitglieder

Zum Sortieren am Desktop auch auf eine Spaltenüberschrift klicken. Ihre Sortier- und Filterauswahl wird in Ihrem Konto gespeichert und beim nächsten Login wiederhergestellt.

• Personen-Symbol — öffnet das vollständige Profil des Mitglieds. Mitgliedschaft und Status werden in der Tabelle nur angezeigt; geändert werden sie im Profil (Profil bearbeiten).
• Sprechblasen-Symbol — blendet ein Kommentarfeld für interne Notizen zu diesem Mitglied ein.
• + Mitglied hinzufügen — Formular unter der Tabelle. Die Mitgliedsnummer wird automatisch mit der nächsten Nummer gefüllt.
• CSV exportieren — öffnet eine Spaltenauswahl und lädt anschließend die aktuell gefilterte Mitgliederliste als CSV-Datei herunter (für Excel geeignet). Die Spaltenauswahl wird in Ihrem Konto gespeichert; Bankdaten sind aus Datenschutzgründen standardmäßig abgewählt.

👤 Mitgliedsprofil

Die Profilseite zeigt alle Angaben zu einem Mitglied. Fähigkeiten, Sprachen, Mitgliedsnotizen und Kommentar werden automatisch gespeichert, sobald Sie wegklicken. Alle anderen Felder erfordern zuerst Profil bearbeiten.

• Mitglieds-Aktionen — oben rechts im Profil: Profil bearbeiten, E-Mail senden (Manager/Admins, falls das Mitglied eine E-Mail hat), Mitgliedsbestätigung und die DSGVO-Aktionen darunter. Am Desktop sind das Schaltflächen (die DSGVO-Aktionen liegen unter einem DSGVO ▾-Dropdown); auf dem Handy sind sie alle in einem einzigen ⋮ Aktionen-Menü.
• Mitgliedsbestätigung — lädt ein Bestätigungsschreiben für dieses Mitglied herunter.
• Beitragsverlauf — Protokoll aller Beitragszahlungen. Mit + Zahlung erfassen eine hinzufügen; das Zeitraum-Dropdown folgt dem in Admin festgelegten Abrechnungsintervall (monatlich / vierteljährlich / jährlich). Die Mandatsreferenz ist erforderlich. Jede Zahlung hat eine Download-Schaltfläche (↓) für die Rechnungs-PDF und ein Sprechblasen-Symbol für einen internen Kommentar. Auf dem Handy ist jede Zahlung eine Karte — antippen, um die Mandatsreferenz anzuzeigen.
• Zuwendungsbescheinigung — ein Jahr auswählen und eine Bescheinigung über alle in diesem Jahr gezahlten Beiträge herunterladen.
• Das Feld Geburtsdatum erzeugt automatisch einen Geburtstagseintrag im Kalender.
• Mitgliedschaft & Austritt — wird die Mitgliedschaft auf Ehemaliges Mitglied gesetzt, erscheint das Feld Austrittsdatum (mit dem heutigen Datum vorbelegt, erforderlich) und der Status wird auf Inaktiv gesetzt. Das Austrittsdatum gibt es nur für ehemalige Mitglieder. Nach dem Austritt werden keine Beitragszeiträume mehr fällig.
• Auszeiten (Wiedereintritt) — tritt ein ehemaliges Mitglied wieder ein (Mitgliedschaft zurück auf aktiv/fördernd), wird die Lücke (Austritt → heute) automatisch als Auszeit festgehalten und das Austrittsdatum geleert; das ursprüngliche Eintrittsdatum bleibt erhalten. Auszeiten lassen sich im Bearbeiten-Modus manuell ergänzen oder entfernen, zählen nicht als Beitragszeiträume und erscheinen auf der Mitgliedsbestätigung.
• DSGVO-Aktionen — nur Admin/Manager (Desktop: unter dem DSGVO ▾-Dropdown; mobil: im ⋮ Aktionen-Menü) — drei Mitgliederrechte-Aktionen:
  • Datenauskunft (Art. 15) — lädt eine PDF mit allem herunter, was das Tool zu diesem Mitglied speichert: Profil, Bankdaten und vollständiger Beitragsverlauf. Verwenden Sie dies, wenn ein Mitglied eine Kopie seiner Daten anfordert.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20) — lädt eine strukturierte JSON-Datei mit denselben Daten in maschinenlesbarem Format herunter, damit das Mitglied sie in ein anderes System importieren könnte.
  • Anonymisieren (Art. 17) — ersetzt alle personenbezogenen Daten (Name, E-Mail, Adresse, Bankdaten usw.) durch [gelöscht] und setzt das Mitglied auf inaktiv. Beitragsbeträge bleiben für die Buchhaltung erhalten. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

💶 Finanzen

Die Finanzen-Seite ist nur für Benutzer mit Finanzzugriff sichtbar (von einem Admin festgelegt). Sie hat zwei Bereiche — Mitgliedsbeiträge und Transaktionen. Bank- & PayPal-Kontostände, erwartete Beiträge und die Summe der eingenommenen Beiträge liegen jetzt auf dem Dashboard (in einem Finanzen-Bereich) und synchronisieren sich automatisch.

• Mitgliedsbeiträge — vollständiges Protokoll aller Beitragszahlungen, nach Mitglied gruppiert. Überfällige Mitglieder (aktiv, aktueller Zeitraum nicht bezahlt) erscheinen in einer Tabelle oben — dort direkt auf Beitrag erfassen klicken. Die Mandatsreferenz ist für jede Beitragszahlung erforderlich.
• Transaktionen — manuelle Einträge plus automatisch importierte Zeilen von PayPal und Sparkasse. Siehe die Punkte unten.

Über Transaktionen:

• Richtung über das Vorzeichen — Einnahmen sind positiv (grün), Ausgaben negativ (rot). Es gibt keine separate Typ-Spalte.
• Auto-Badge — von PayPal oder Sparkasse importierte Zeilen zeigen ein kleines blaues auto-Badge. Diese Zeilen sind unveränderlich: Sie können sie weder bearbeiten noch löschen, nur taggen und einen internen Kommentar hinzufügen. Das ist beabsichtigt — es entspricht dem, was Ihre Bank zeigt, und schützt den Prüfpfad.
• Tag-Symbol (🏷) — öffnet bei jeder Einnahme-Zeile ein Spendenfeld. Spendername und Adresse eintragen, mit ✓ speichern. Die Zeile erhält ein grünes Herz-Badge (♥), das sie als Spende markiert. Erneut auf das Badge klicken, um die Zuwendungsbescheinigung herunterzuladen, Spenderdaten zu bearbeiten oder das Tag zu entfernen.
• Notiz vs. Kommentar — zwei verschiedene Dinge:
  • Notiz = der ursprüngliche Transaktionstext (Verwendungszweck von der Bank oder das, was Sie bei einer manuellen Bareingabe eingetippt haben). Schreibgeschützt; kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden.
  • Kommentar = die interne Anmerkung Ihres Teams. Über das Sprechblasen-Symbol öffnen. Jederzeit bearbeitbar. Beeinflusst nie die ursprüngliche Transaktion.
• Such- + Filterleiste — über der Tabelle. Live-Textsuche über Name / Notiz / Betrag, plus Filter für Richtung (Einnahme/Ausgabe), Tag (Spende/Ohne Tag), Methode (Bank/PayPal/Cash) und einen Datumsbereich. Mit der ↺-Schaltfläche zurücksetzen.
• + Bargeld erfassen — nur für manuelle Bartransaktionen (Bank- und PayPal-Zeilen kommen per Sync herein). Richtung, optionales Tag, Betrag, Datum und Status wählen. Beim Taggen als Spende erscheinen die Adressfelder des Spenders.

📄 PDFs & Belege

Das Tool erzeugt mehrere Arten von PDF-Dokumenten. Alle verwenden die in der Admin-Konsole festgelegten Organisationsdaten (Name, Adresse, Logo, Steuernummer).

• Beitragsrechnung (Rechnung) — eine pro Beitragszahlung, für den jeweils abgedeckten Zeitraum. Über die ↓-Schaltfläche im Beitragsverlauf eines Mitglieds oder im Protokoll unter Finanzen → Mitgliedsbeiträge herunterladen.
• Zuwendungsbescheinigung (Mitgliedsbeiträge) — jährliche Bescheinigung über alle von einem Mitglied in einem Jahr gezahlten Beiträge. Wird aus dem Mitgliedsprofil erzeugt: ein Jahr unter der Beitragstabelle wählen und auf PDF herunterladen klicken. Enthält die SEPA-Mandatsreferenz des Mitglieds, falls gesetzt.
• Zuwendungsbescheinigung (Spende) — Spendenbeleg für eine einzelne Spende. Unter Finanzen → Transaktionen die Zeile suchen, auf das grüne Herz-Badge (♥) klicken, um das Spendenfeld zu öffnen, dann auf die Download-Schaltfläche. Enthält Spendername und Adresse.
• Mitgliedsbestätigung — formelles Bestätigungsschreiben, dass die Person Mitglied des Vereins ist und seit wann. Über die Profil-Aktionen des Mitglieds (am Desktop eine Schaltfläche, mobil das ⋮ Aktionen-Menü).
• Datenauskunft (Art. 15 DSGVO) — vollständiger Datenexport für ein Mitglied als PDF. Enthält alle gespeicherten Felder und den Beitragsverlauf. Nur Admin/Manager. Im Mitgliedsprofil unter DSGVO ▾ (Desktop) oder im ⋮ Aktionen-Menü (mobil).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — dieselben Daten als strukturierte JSON-Datei. Maschinenlesbares Format zur Übertragbarkeit. Nur Admin/Manager. Am selben Ort wie die Datenauskunft (DSGVO ▾ / ⋮ Aktionen-Menü).

📅 Kalender

Bevorstehende Termine der nächsten 30 Tage werden standardmäßig angezeigt — auf Mehr anzeigen klicken, um weiter in die Zukunft zu sehen. Vergangene Termine der letzten 60 Tage erscheinen im Bereich „Vergangen“. Termine sind nach Typ farblich gekennzeichnet (Meeting, Frist, Sonstiges).

• Hinzufügen & bearbeiten (Admins & Manager) — + Termin hinzufügen öffnet das Formular: Titel, Datum, Typ, optional Uhrzeit und Notiz. Meetings können einen Meeting-Link (Zoom / Google Meet / …) enthalten, der als „Zum Meeting“-Link auf der Karte erscheint. Mit dem Stift-Symbol bearbeiten, mit dem Papierkorb-Symbol löschen (mit Bestätigung).
• Geburtstage (🎂) — werden automatisch aus dem Geburtsdatum jedes Mitglieds hinzugefügt. Das Profil-Symbol auf einer Geburtstagskarte öffnet das Profil des Mitglieds. Zum Entfernen das Geburtsdatum im jeweiligen Profil löschen.
• Google Kalender — wenn ein geteilter Kalender verbunden ist (Admin-Konsole → Sync), erscheinen dessen Termine hier schreibgeschützt, markiert mit einem kleinen blauen (G). Wiederkehrende Termine erscheinen als einzelne Tage. Verwalten Sie diese in Google Kalender — Änderungen fließen automatisch zurück.

✉️ E-Mail

Die E-Mail-Seite steht Admins und Managern zur Verfügung. Versand über das Google-Workspace-SMTP der Organisation, sodass jede Nachricht von Ihrer eigenen Domain ankommt.

• Neue E-Mail — Schaltfläche oben rechts auf der E-Mail-Seite (oder das eingebettete Panel im Profil eines Mitglieds). Jede gesendete Nachricht wird unten protokolliert.
• Vorlagen — optionales Dropdown über dem Empfänger. Wählt einen voreingestellten Betreff + Text, damit Sie nicht jedes Mal dieselbe Begrüßung / Erinnerung / Danksagung tippen müssen. Vorlagen werden in der Admin-Konsole → E-Mail-Layout verwaltet.
• Variablen — Platzhalter, die beim Senden der E-Mail ersetzt werden. Auf einen Chip unter dem Nachrichtenfeld klicken, um einen einzufügen:
  • @firstname, @fullname — Name des Empfängers
  • @email, @memberid — Kontaktdaten / Mitgliedsnummer des Empfängers
  • @membership, @city — Mitgliedsart / Stadt des Empfängers
• Anhang (optional) — beim Senden aus einem Mitgliedsprofil können Sie eine der PDFs dieses Mitglieds anhängen (Mitgliedsbestätigung, Zuwendungsbescheinigung des laufenden Jahres usw.).
• Sendeprotokoll — jede E-Mail wird mit Empfänger, Betreff und Zeitstempel erfasst. Sichtbar auf der E-Mail-Seite und im Profil jedes Mitglieds.

💡 Tickets & Feedback

Über das Glühbirnen-Symbol oben rechts in der Navigationsleiste öffnen. Damit senden Sie dem Administrator einen Bug, ein Feature oder eine Verbesserungsidee — so werden alltägliche Reibungspunkte sichtbar und behoben.

• Ticket einreichen — einen Typ wählen (Bug / Feature / Sonstiges), einen kurzen Titel und eine Beschreibung angeben, optional einen Screenshot anhängen, dann Senden.
• Alle sehen alle Tickets — die Tabelle unter dem Formular listet jedes Ticket und seinen Status (Neu → In Arbeit → Erledigt), sodass nichts doppelt eingereicht wird und Sie sehen, woran bereits gearbeitet wird. Mit dem Suchfeld ein Ticket nach Titel, Beschreibung oder Einreicher finden und mit dem Filter nach Status, Typ, Priorität oder nur den eigenen eingrenzen.
• Eigene Tickets — auf das Kommentar-Symbol klicken, um Titel oder Beschreibung eines Tickets aufzuklappen und zu bearbeiten, oder ein selbst erstelltes zu löschen.
• Screenshots — mit dem Büroklammer-Symbol öffnen, um das angehängte Bild in einem neuen Tab anzusehen.
• Admins — legen Status und Priorität jedes Tickets direkt in der Tabelle fest und können jedes Ticket bearbeiten oder löschen. Neue Tickets senden den Admins zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung.

🔑 Mein Konto

Über Ihren Namen oben rechts in der Navigationsleiste öffnen.

• Google-Konto — ein Google-Konto verbinden, damit Sie sich zusätzlich zu Ihrem Passwort mit Google anmelden können.
• Passwort ändern — erfordert Ihr aktuelles Passwort. Mindestens 8 Zeichen.
• Tabellen-Einstellungen — zeigt Ihre aktuell gespeicherten Sortier- und Filtereinstellungen für die Mitgliedertabelle. Mit Auf Standard zurücksetzen löschen.

⚙️ Admin-Konsole

Oben rechts in der Navigationsleiste öffnen (neben Ihrem Namen; auf dem Handy im ⋮-Menü) — nur Admins und Manager. Linke Seitenleiste mit sechs Bereichen. Jeder Bereich besteht aus Karten; die meisten Felder speichern beim Wegklicken.

• Organisation — zwei Karten:
  • Organisationsdaten — Vereinsname, Adresse, Registernummer, Steuerdaten und drei Bilder: Dokument-Logo (für PDFs auf Weiß), Navigations-Logo (neben dem App-Namen in der dunklen Leiste) und App-Icon (quadratisch — das künftige App-Symbol auf dem Handy). Das Vereinskürzel (z. B. DSI) bestimmt den App-Namen („dsiTOOL"), den Namen des Dokumenten-Assistenten („askDSI") und das Präfix der Rechnungsnummern.
  • Mitgliedsbeitrag — der monatliche Beitrag + Abrechnungsintervall (monatlich / vierteljährlich / jährlich). Die Vorgaben in jedem Beitragsformular leiten sich daraus ab.
• Bank — drei Karten:
  • Bankkonto — IBAN, BIC und Bankname Ihres Vereins (auf Rechnungen verwendet).
  • Sparkasse-Verbindung — Login + erneute Verbindung für den Sparkasse-FinTS-Sync. Wenn Kontostand/Transaktionen nach ~90 Tagen nicht mehr aktualisiert werden, hier neu verbinden.
  • SEPA-Lastschrift — Gläubiger-Identifikationsnummer für den Lastschrifteinzug (erscheint auf Zuwendungsbescheinigungs-PDFs).
• Benutzer — Benutzerkonten hinzufügen, bearbeiten und löschen. Rollen (Admin / Manager / Betrachter) und Finanzzugriff ändern. Passwörter über das Schloss-Symbol zurücksetzen — der Benutzer muss beim nächsten Login ein neues Passwort festlegen.
• Sync & Export — zwei Karten:
  • Sync — ein einziges Mit Google verbinden (einmal klicken) betreibt beides: Mitglieder — Ihre Google-Sheet-ID (aus dem Anmeldeformular) einfügen und mit Jetzt synchronisieren Mitglieder importieren/aktualisieren (Abgleich per E-Mail, fehlende Felder ergänzt, neue Zeilen hinzugefügt); und Kalender — eine geteilte Google-Calendar-ID einfügen, um deren Termine (schreibgeschützt) in den Kalender zu holen. Wiederkehrende Termine kommen ausgeklappt herein; verwalten Sie sie in Google Kalender.
  • Datenexport — ein vollständiges JSON-Backup aller Mitglieder, Termine, Beiträge, Transaktionen, Einstellungen, E-Mail-Vorlagen, gesendeten E-Mails, Benutzer (ohne Passwort-Hashes) und des Audit-Logs herunterladen. Nützlich für externe Backups und Migrationen.
• E-Mail-Layout — E-Mail-Vorlagen verwalten (voreingestellter Betreff + Text, den das Compose-Panel laden kann). Beliebig viele Vorlagen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. Vorlagen unterstützen dieselben Variablen (@firstname usw.) wie im E-Mail-Abschnitt oben beschrieben.
• Audit-Log — eine Aufzeichnung jeder Schreibaktion im Tool: wer es getan hat, was getan wurde und welcher Datensatz betroffen war. Als Kartenliste angezeigt, 100 auf einmal; auf 100 weitere anzeigen klicken, um ältere Einträge zu laden. Nach 1 Jahr automatisch bereinigt. Jede Karte hat eine farbige linke Kante und ein Badge je Kategorie:
  • blau — Login / Logout / Passwortänderungen
  • grün — Mitglied erstellt, bearbeitet, gelöscht oder DSGVO-Aktionen
  • bernstein — Beitrag erfasst oder gelöscht
  • violett — Transaktion erstellt oder gelöscht
  • pink — Spende erfasst
  • petrol — E-Mail gesendet
  • blau — PayPal-Sync, und rot — Bank-Sync (Sparkasse)
  • orange — Ticket erstellt, bearbeitet, eingestuft oder gelöscht
  • schiefer — Benutzerkonto erstellt, gelöscht oder Rolle geändert
  Es werden niemals sensible Daten (Passwörter, IBANs) im Log gespeichert.

Backup-Zustand (Dashboard): unten auf dem Dashboard sehen Admins eine System-Karte mit der Zeit seit dem letzten erfolgreichen GCS-Backup. Grün < 36 Std., bernstein 36–72 Std., rot darüber hinaus. Wird sie rot, ~/backup.log auf dem Server prüfen.