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🔐 Login & Zugang

Melden Sie sich mit E-Mail und Passwort oder über Mit Google anmelden an — beides nutzt dasselbe Konto. Ihre Sitzung bleibt 7 Tage aktiv.

Wenn ein Administrator Ihr Passwort zurückgesetzt hat, werden Sie vor dem Fortfahren aufgefordert, ein neues festzulegen.

Passwort vergessen? Über den gleichnamigen Link auf der Anmeldeseite fordern Sie selbst einen Link zum Zurücksetzen an. Er wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet, ist 1 Stunde gültig und kann nur einmal verwendet werden. Nach dem Festlegen des neuen Passworts werden Sie direkt angemeldet.

Es gibt zwei Rollen: Manager (verwaltet Mitglieder, Finanzen, Kalender und E-Mail — ohne Zugriff auf die Admin-Konsole) und Admin (voller Zugriff, inkl. Admin-Konsole und Benutzerverwaltung).

📜 Nutzungsbedingungen

Beim ersten Login — und immer dann, wenn die Nutzungsbedingungen wesentlich geändert wurden — erscheint ein Fenster mit den Nutzungsbedingungen. Erst nach dem Lesen bis zum Ende und dem Setzen des Häkchens lässt sich Akzeptieren & fortfahren anklicken. Ablehnen meldet ab — ohne Zustimmung gibt es keinen Zugang.

Jede Zustimmung wird mit Version, Zeitpunkt und Gerät revisionssicher protokolliert.

Für Administrator:innen: Der Text wird unter Admin-Konsole → Nutzungsbedingungen verwaltet. Eine wesentliche Änderung erhöht die Version — danach müssen alle Nutzer:innen beim nächsten Login erneut zustimmen. Eine reine Tippfehler-Korrektur (Häkchen „Wesentliche Änderung" entfernen) ändert den Text, ohne eine erneute Zustimmung zu verlangen.

👥 Mitglieder

Zum Sortieren am Desktop auch auf eine Spaltenüberschrift klicken. Ihre Sortier- und Filterauswahl wird in Ihrem Konto gespeichert und beim nächsten Login wiederhergestellt.

Auf dem Handy stecken die folgenden Zeilen-Aktionen (Profil, Kommentar, Handlungsbedarf, Löschen) im ⋮-Menü jeder Karte.

• Personen-Symbol — öffnet das vollständige Profil des Mitglieds. Mitgliedschaft und Status werden in der Tabelle nur angezeigt; geändert werden sie im Profil (Profil bearbeiten).
• Sprechblasen-Symbol — blendet ein Kommentarfeld für interne Notizen zu diesem Mitglied ein.
• Warndreieck-Symbol (!) — markiert Handlungsbedarf: grau = nichts zu tun, orange = es gibt offene Gründe. Ein Klick klappt die Gründe auf — System-Gründe (z. B. eine Wiederbewerbung) schließen Sie mit Erledigt ab, selbst hinzugefügte mit Entfernen, und über das Feld Markieren hinterlegen Sie einen eigenen Grund. Mitglieder mit Handlungsbedarf haben einen orangen Balken am linken Rand und stehen immer ganz oben in der Liste; über Filter → Nur Handlungsbedarf nur diese anzeigen.
• Papierkorb-Symbol — löscht das Mitglied nach einer Sicherheitsabfrage (mitsamt erfasster Beiträge). Auch importierte (synchronisierte) Mitglieder lassen sich löschen; steht das Mitglied noch in der Quelle (Google-Formular), wird es bei einer vollständigen Synchronisation („Jetzt synchronisieren") erneut angelegt — entfernen Sie es daher dort ebenfalls, um es dauerhaft zu löschen.
• + Mitglied hinzufügen — Formular unter der Tabelle. Die Mitgliedsnummer wird automatisch mit der nächsten Nummer gefüllt.
• Mehrfachauswahl & Sammelaktionen — am Desktop über die Kontrollkästchen links; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle aktuell gefilterten Zeilen. Auf dem Handy tippen Sie in der Steuerleiste auf das Auswählen-Symbol (Häkchen-Kästchen): Jede Karte erhält dann ein Kontrollkästchen (die ganze Karte antippen wählt aus bzw. ab), und unten erscheint eine Aktionsleiste mit denselben Sammelaktionen sowie Alle auswählen und Fertig. Sobald etwas ausgewählt ist, stehen dieselben Aktionen bereit:
  • Status ändern / Mitgliedschaft ändern — setzt für die ganze Auswahl einen Status bzw. eine Mitgliedschaft. Es gelten dieselben Regeln wie bei der Einzelbearbeitung: ehemalige Mitglieder bleiben Beendet (werden übersprungen), beim Wechsel Ausstehend → Aktiv wird ein fehlendes Beitrittsdatum auf heute gesetzt, und beim Wechsel auf Ehemaliges Mitglied wird ein fehlendes Austrittsdatum auf heute gesetzt.
  • Beitrag erfassen — erfasst für die ganze Auswahl einen Beitrag für einen Zeitraum. Die Mandatsreferenz kommt je Mitglied aus dessen Profil; übersprungen werden Mitglieder ohne Mandat, außerhalb ihrer Mitgliedschaft (Auszeit/Austritt) oder mit für den Zeitraum bereits erfasstem Beitrag.
  • CSV exportieren — lädt die ausgewählten Mitglieder als CSV-Datei herunter (für Excel geeignet). Zuvor öffnet sich eine Spaltenauswahl; diese wird in Ihrem Konto gespeichert, Bankdaten sind aus Datenschutzgründen standardmäßig abgewählt. Für die ganze (ggf. gefilterte) Liste zuerst Alle auswählen bzw. das Kopf-Kästchen.
  • Löschen — löscht die ganze Auswahl nach einer Sicherheitsabfrage.
  Nach jeder Sammelaktion fasst ein Hinweis zusammen, wie viele Mitglieder geändert, übersprungen (mit Grund) oder fehlgeschlagen sind.

👤 Mitgliedsprofil

Die Profilseite zeigt alle Angaben zu einem Mitglied. Der Kommentar (internes Feld) wird automatisch gespeichert, sobald Sie wegklicken. Alle anderen Felder – auch Fähigkeiten, Sprachen und Mitgliedsnotizen – erfordern zuerst Profil bearbeiten.

• Mitglieds-Aktionen — oben rechts im Profil: Profil bearbeiten, E-Mail senden (Manager/Admins, falls das Mitglied eine E-Mail hat), Mitgliedsbestätigung und die DSGVO-Aktionen darunter. Am Desktop sind das Schaltflächen (die DSGVO-Aktionen liegen unter einem DSGVO ▾-Dropdown); auf dem Handy sind sie alle in einem einzigen ⋮ Aktionen-Menü.
• Handlungsbedarf — Feld unter dem Kommentar mit denselben Gründen wie in der Tabelle. System-Gründe (z. B. Wiederbewerbung) mit Erledigt abschließen, selbst hinzugefügte mit Entfernen, oder über Markieren einen eigenen Grund hinterlegen. Manche System-Gründe entstehen automatisch und lassen sich nicht abschließen — etwa ein überfälliger Beitrag aus einem früheren Zeitraum; ein solcher Grund verschwindet von selbst, sobald die Zahlung erfasst ist. Änderungen wirken sofort auch in der Mitgliederliste.
• Mitgliedsbestätigung — lädt ein Bestätigungsschreiben für dieses Mitglied herunter.
• Beitragsverlauf — Protokoll aller Beitragszahlungen. Mit + Zahlung erfassen eine hinzufügen; das Zeitraum-Dropdown folgt dem in Admin festgelegten Abrechnungsintervall (monatlich / vierteljährlich / jährlich). Die Mandatsreferenz ist erforderlich und wird beim Erfassen aus dem Profil vorausgefüllt (falls hinterlegt). Zum Bearbeiten einer Zahlung im ⋮-Menü der Zeile auf Bearbeiten tippen — alle Felder sind editierbar, das Formular öffnet sich direkt unter der Zeile (der Überschneidungs-Schutz für Zeiträume gilt auch beim Bearbeiten). Jede Zahlung hat außerdem eine Download-Schaltfläche (↓) für die Rechnungs-PDF und ein Sprechblasen-Symbol für einen internen Kommentar. Auf dem Handy ist jede Zahlung eine Karte (Zeitraum · Datum · Methode · Mandatsreferenz).
• Zuwendungsbescheinigung — ein Jahr auswählen und eine Bescheinigung über alle in diesem Jahr gezahlten Beiträge herunterladen.
• Das Feld Geburtsdatum erzeugt automatisch einen Geburtstagseintrag im Kalender.
• Antragsdatum & Beitrittsdatum — zwei verschiedene Daten. Das Antragsdatum ist der Tag, an dem die Person den Aufnahmeantrag gestellt hat (bei importierten Mitgliedern aus dem Zeitstempel des Formulars). Das Beitrittsdatum ist der Beginn der Mitgliedschaft. Wird ein Mitglied mit Status Ausstehend auf Aktiv gesetzt und ist noch kein Beitrittsdatum hinterlegt, trägt das Tool automatisch das heutige Datum als Beitrittsdatum ein — Sie können es vor dem Speichern überschreiben. Beide Daten lassen sich im Bearbeiten-Modus jederzeit anpassen.
• Mitgliedschaft & Austritt — wird die Mitgliedschaft auf Ehemaliges Mitglied gesetzt, erscheint das Feld Austrittsdatum (mit dem heutigen Datum vorbelegt, erforderlich) und der Status wird auf Beendet gesetzt. Das Austrittsdatum gibt es nur für ehemalige Mitglieder. Nach dem Austritt werden keine Beitragszeiträume mehr fällig.
• Auszeiten (Wiedereintritt) — tritt ein ehemaliges Mitglied wieder ein (Mitgliedschaft zurück auf aktiv/fördernd), wird die Lücke (Austritt → heute) automatisch als Auszeit festgehalten und das Austrittsdatum geleert; das ursprüngliche Beitrittsdatum bleibt erhalten. Auszeiten lassen sich im Bearbeiten-Modus manuell ergänzen oder entfernen, zählen nicht als Beitragszeiträume und erscheinen auf der Mitgliedsbestätigung.
• DSGVO-Aktionen — nur Admin/Manager (Desktop: unter dem DSGVO ▾-Dropdown; mobil: im ⋮ Aktionen-Menü) — drei Mitgliederrechte-Aktionen:
  • Datenauskunft (Art. 15) — lädt eine PDF mit allem herunter, was das Tool zu diesem Mitglied speichert: Profil, Bankdaten und vollständiger Beitragsverlauf. Verwenden Sie dies, wenn ein Mitglied eine Kopie seiner Daten anfordert.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20) — lädt eine strukturierte JSON-Datei mit denselben Daten in maschinenlesbarem Format herunter, damit das Mitglied sie in ein anderes System importieren könnte.
  • Anonymisieren (Art. 17) — ersetzt alle personenbezogenen Daten (Name, E-Mail, Adresse, Bankdaten usw.) durch [gelöscht], beendet die Mitgliedschaft (Status Beendet). Beitragsbeträge bleiben für die Buchhaltung erhalten. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

📥 Mitglieder-Import

Unter Admin-Konsole → Mitglieder & Profile legen Sie fest, wie Mitglieder aus einer externen Quelle (heute ein Google-Formular bzw. dessen Tabelle) in das Tool übernommen werden. Die Zuordnung ist pro Verein frei konfigurierbar — ein anderes Formular braucht also keine Code-Änderung. Über die laufende Synchronisierung kommen neue Anträge mit Status Ausstehend herein und werden zu vollwertigen Mitgliedern, sobald Sie sie im Profil auf Aktiv setzen (siehe Abschnitt Profil — dabei entsteht das Beitrittsdatum).

• Datenquelle & Analyse — die Quelle wählen (heute Google Sheets), das Google-Konto verbinden und die Tabellen-ID eintragen. Tabelle analysieren liest die Spaltenüberschriften ein und schlägt automatisch eine Zuordnung vor. Mit Jetzt synchronisieren werden neue Mitglieder übernommen — abgeglichen wird über die E-Mail-Adresse; bei bereits vorhandenen Mitgliedern werden nur leere Felder ergänzt, nie etwas überschrieben. Die Synchronisation läuft zusätzlich automatisch alle 15 Minuten.
• Wiederbewerbung eines ehemaligen Mitglieds — bewirbt sich ein bereits ausgetretenes Mitglied erneut über das Formular (gleiche E-Mail), erkennt die Synchronisierung das: Alle Mitarbeitenden erhalten eine Benachrichtigung („… hat sich erneut beworben") und im internen Kommentar des Profils wird ein datierter Hinweis mit den neuen Angaben (Telefon, Adresse, gewünschte Mitgliedschaft, Motivation) ergänzt. Das ursprüngliche Bewerbungsdatum und der Status bleiben unverändert — die Reaktivierung erfolgt wie gewohnt über das Profil (auf Aktiv setzen). So bleibt die Historie erhalten und nichts wird automatisch zusammengeführt.
• Erstimport eines bestehenden Bestands — solange noch keine Mitglieder vorhanden sind, bietet die Seite die Aktion Bestehende Mitglieder importieren. Damit kommt ein bereits bestehender Mitgliederbestand mit dem im Konfigurationsschritt gewählten Status herein (Standard Aktiv) statt als Ausstehend — denn das sind keine neuen Anträge, und so wird auch nicht versehentlich das heutige Datum als Beitrittsdatum gesetzt. Ehemalige Mitglieder werden dabei immer auf Beendet gesetzt. Sobald Mitglieder vorhanden sind, erscheint stattdessen die normale Synchronisierung (neue Anträge → Ausstehend).
• Spalten zuordnen — für jede Spalte der Quelle ein Zielfeld wählen. Automatisch erkannte Zuordnungen sind mit einem auto-Hinweis markiert; bitte prüfen. Spalten, die zu keinem Feld passen, lassen sich ins Notizen-Sammelfeld leiten oder ignorieren.
• Mitgliedsnummer — die #-Spalte wird immer angezeigt. Enthält die Quelle eine Mitgliedsnummer, wird sie übernommen; fehlt sie, vergibt das Tool automatisch die nächste freie Nummer. Bei einer erneuten Synchronisation wird eine noch leere Nummer aus der Quelle ergänzt, eine bereits vorhandene jedoch nie überschrieben – ein wiederkehrendes Mitglied behält also seine ursprüngliche Nummer.
• Werte-Zuordnungen — bei Auswahlfeldern (z. B. Mitgliedschaft oder Geschlecht) ordnen Sie die Werte der Quelle den Werten des Tools zu (etwa „aktiv" → Aktivmitglied). Eine neue Mitgliedschaftsart lässt sich dabei direkt anlegen — sie landet in derselben Liste wie unter Organisation → Mitgliedschaftsarten.
• Notizen-Sammelfeld — Spalten, die Sie behalten, aber keinem eigenen Feld zuordnen möchten (z. B. eine Freitext-Frage des Formulars), werden in den Mitgliedsnotizen gesammelt — jeweils als „Spaltenname: Wert", damit die Herkunft erkennbar bleibt.
• Pflichtfelder (sechs Kernfelder) — Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Geschlecht und Mitgliedschaft müssen zugeordnet sein und sind immer sichtbar; sie lassen sich nicht ausblenden. (Pflicht bezieht sich auf die Zuordnung der Spalte — einzelne Mitglieder dürfen ein Feld leer haben.)
• Feld-Sichtbarkeit — für alle übrigen Felder legen Sie pro Feld fest, ob es angezeigt wird. Ausgeblendete Felder verschwinden überall im Alltag: im Profil, in der Mitgliedertabelle, im Formular „Mitglied hinzufügen" und in der CSV-Auswahl. Förmliche Dokumente (DSGVO-Datenauskunft, Zuwendungsbescheinigungen) enthalten dagegen immer alle gesetzlich erforderlichen Angaben — die Sichtbarkeit betrifft nur die tägliche Ansicht.
• Eine bereits eingerichtete Zuordnung wird zunächst nur angezeigt; mit Erneut konfigurieren lässt sie sich ändern. Nach dem Speichern wirken Änderungen an der Sichtbarkeit sofort, ohne die Seite neu zu laden.

💶 Finanzen

Die Finanzen-Seite hat zwei Bereiche — Mitgliedsbeiträge und Transaktionen. Bank- & PayPal-Kontostände, erwartete Beiträge und die Summe der eingenommenen Beiträge liegen jetzt auf dem Dashboard (in einem Finanzen-Bereich) und synchronisieren sich automatisch.

• Mitgliedsbeiträge — vollständiges Protokoll aller Beitragszahlungen, nach Mitglied gruppiert. Überfällige Mitglieder (aktiv, aktueller Zeitraum nicht bezahlt) erscheinen in einer Tabelle oben — dort direkt auf Beitrag erfassen klicken. Die Mandatsreferenz ist für jede Beitragszahlung erforderlich. Ein unbezahlter Beitrag aus einem früheren Zeitraum (nicht der aktuelle) markiert das Mitglied zusätzlich mit Handlungsbedarf. Ab wann rückwirkend geprüft wird, steuert das Feld Beiträge im Tool erfasst seit unter Admin → Organisation → Beitrag (leer = ab Gründungsdatum) — so lösen Zeiträume aus der Zeit vor der Tool-Nutzung keinen Fehlalarm aus.
• Transaktionen — manuelle Einträge plus automatisch importierte Zeilen von PayPal und Sparkasse. Siehe die Punkte unten.

Über Transaktionen:

• Richtung über das Vorzeichen — Einnahmen sind positiv (grün), Ausgaben negativ (rot). Es gibt keine separate Typ-Spalte.
• Auto-Badge — von PayPal oder Sparkasse importierte Zeilen zeigen ein kleines blaues auto-Badge. Diese Zeilen sind unveränderlich: Sie können sie weder bearbeiten noch löschen, nur taggen und einen internen Kommentar hinzufügen. Das ist beabsichtigt — es entspricht dem, was Ihre Bank zeigt, und schützt den Prüfpfad.
• Tag-Symbol (🏷) — öffnet bei jeder Einnahme-Zeile ein Spendenfeld. Spendername und Adresse eintragen, mit ✓ speichern. Die Zeile erhält ein grünes Herz-Badge (♥), das sie als Spende markiert. Erneut auf das Badge klicken, um die Zuwendungsbescheinigung herunterzuladen, Spenderdaten zu bearbeiten oder das Tag zu entfernen.
• Notiz vs. Kommentar — zwei verschiedene Dinge:
  • Notiz = der ursprüngliche Transaktionstext (Verwendungszweck von der Bank oder das, was Sie bei einer manuellen Bareingabe eingetippt haben). Schreibgeschützt; kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden.
  • Kommentar = die interne Anmerkung Ihres Teams. Über das Sprechblasen-Symbol öffnen. Jederzeit bearbeitbar. Beeinflusst nie die ursprüngliche Transaktion.
• Such- + Filterleiste — über der Tabelle. Live-Textsuche über Name / Notiz / Betrag, plus Filter für Richtung (Einnahme/Ausgabe), Tag (Spende/Ohne Tag), Methode (Bank/PayPal/Cash) und einen Datumsbereich. Mit der ↺-Schaltfläche zurücksetzen.
• + Bargeld erfassen — nur für manuelle Bartransaktionen (Bank- und PayPal-Zeilen kommen per Sync herein). Richtung, optionales Tag, Betrag, Datum und Status wählen. Beim Taggen als Spende erscheinen die Adressfelder des Spenders.

🏦 SEPA-Lastschriftmandate

Unter Finanzen → Mandate verwaltest du die Einzugsermächtigungen aller Mitglieder — die Grundlage, um Beiträge künftig per Lastschrift einzuziehen. Die Seite zeigt jedes aktuelle Mitglied mit seinem Mandatsstatus, auch Mitglieder ohne Mandat (Status „Kein Mandat“).

• Signatur anfordern — im Mitgliedsprofil (Karte „SEPA-Lastschriftmandat“) oder in der Mandate-Tabelle: Mitglieder auswählen (oder Alle offenen auswählen) und anfragen. Jedes Mitglied bekommt einen sicheren Signatur-Link per E-Mail. Ist noch kein E-Mail-Konto eingerichtet, wird der Link stattdessen in die Zwischenablage kopiert.
• Das Mitglied unterschreibt online — über den Link: Angaben prüfen, ggf. fehlende Bankdaten (IBAN/BIC/Kreditinstitut) selbst eintragen, vollständigen Namen eingeben und die Ermächtigung ankreuzen. Die Bankdaten werden automatisch ins Profil übernommen. Das Mandat wird damit aktiv; ein PDF mit elektronischem Signatur-Nachweis (Zeitpunkt, IP, Prüfsumme) wird archiviert.
• Papiermandat hochladen — falls jemand auf Papier unterschreibt: im Profil den Scan (PDF) hochladen. Das Mandat wird aktiv, der Scan dient als Nachweis. Voraussetzung: im Profil ist bereits eine gültige IBAN hinterlegt.
• Status — Kein Mandat → Warten auf Unterschrift → Aktiv. Ein aktives Mandat kann widerrufen werden; ein 36 Monate ungenutztes läuft ab. Fehlende, abgelaufene oder bald ablaufende Mandate erscheinen automatisch als Handlungsbedarf beim Mitglied.
• Gläubiger-ID — einmalig unter Admin → Organisation → SEPA hinterlegen (von der Bundesbank); sie steht auf jedem Mandat.

Der eigentliche Einzug der Beiträge läuft über den Reiter Finanzen → Beitragsläufe (eigener Hilfe-Abschnitt). Das Tool übermittelt nie selbst an die Bank — es erzeugt die geprüfte Datei, die der Kassenwart im Online-Banking hochlädt und per TAN freigibt.

💶 SEPA-Einzüge (Beitragsläufe)

Unter Finanzen → Beitragsläufe ziehst du die Mitgliedsbeiträge eines Zeitraums per SEPA-Lastschrift ein. Das Tool stellt die einzugsbereiten Mitglieder zusammen und erzeugt eine geprüfte pain.008-Datei — hochladen und per TAN freigeben im Online-Banking macht der Kassenwart selbst. Das Tool übermittelt nie direkt an die Bank.

• Neuer Beitragslauf — Zeitraum wählen (z. B. Q4 2026). Das Tool zeigt sofort alle Mitglieder mit aktivem Mandat, teilt sie in Ersteinzug (erste Abbuchung eines Mandats) und Folgeeinzug auf und berechnet Fälligkeit und Frist. Mitglieder ohne gültiges Mandat werden übersprungen — sie erhältst du über den Reiter Mandate.
• Fällig am & Frist — der Einzug fällt auf den eingestellten Fälligkeitstag (Admin → Organisation → Beitrag). Fällt er auf ein Wochenende oder einen Feiertag, rückt er automatisch auf den nächsten Bankarbeitstag. Damit die Bank pünktlich einzieht, muss die Datei einen Bankarbeitstag vorher (bis ~13:00 Uhr) hochgeladen sein — das Tool zeigt die genaue Frist an.
• SEPA-Datei erzeugen — im Lauf auf SEPA-Datei erzeugen klicken. Die Datei wird gegen das offizielle Bankschema geprüft (XSD-geprüft) und heruntergeladen — eine Datei, ein Upload. Danach im Online-Banking Business → Datei-Übergabe hochladen, per TAN freigeben und im Tool Als eingereicht markieren.
• Vorabinformation — Betrag und Termine werden dem Mitglied einmalig bei der Mandatserteilung mitgeteilt (auf der Signaturseite und im Mandat-PDF). Für die regelmäßigen Einzüge ist keine weitere E-Mail nötig; nur bei Änderung von Betrag oder Termin informierst du gesondert vorab.
• Status — Entwurf → Exportiert (Datei erzeugt) → Eingereicht (hochgeladen + freigegeben) → Abgeglichen (Zahlungseingänge zugeordnet). Der Abgleich der Eingänge und Rücklastschriften folgt in einem späteren Schritt.

Voraussetzung: Bankverbindung (IBAN/BIC) und Gläubiger-ID sind unter Admin → Organisation hinterlegt, und die betreffenden Mitglieder haben ein aktives Mandat (siehe Mandate).

📄 PDFs & Belege

Das Tool erzeugt mehrere Arten von PDF-Dokumenten. Alle verwenden die in der Admin-Konsole festgelegten Organisationsdaten (Name, Adresse, Logo, Steuernummer).

• Beitragsrechnung (Rechnung) — eine pro Beitragszahlung, für den jeweils abgedeckten Zeitraum. Über die ↓-Schaltfläche im Beitragsverlauf eines Mitglieds oder im Protokoll unter Finanzen → Mitgliedsbeiträge herunterladen.
• Zuwendungsbescheinigung (Mitgliedsbeiträge) — jährliche Bescheinigung über alle von einem Mitglied in einem Jahr gezahlten Beiträge. Wird aus dem Mitgliedsprofil erzeugt: ein Jahr unter der Beitragstabelle wählen und auf PDF herunterladen klicken. Enthält die SEPA-Mandatsreferenz des Mitglieds, falls gesetzt.
• Zuwendungsbescheinigung (Spende) — Spendenbeleg für eine einzelne Spende. Unter Finanzen → Transaktionen die Zeile suchen, auf das grüne Herz-Badge (♥) klicken, um das Spendenfeld zu öffnen, dann auf die Download-Schaltfläche. Enthält Spendername und Adresse.
• Mitgliedsbestätigung — formelles Bestätigungsschreiben, dass die Person Mitglied des Vereins ist und seit wann. Über die Profil-Aktionen des Mitglieds (am Desktop eine Schaltfläche, mobil das ⋮ Aktionen-Menü).
• Datenauskunft (Art. 15 DSGVO) — vollständiger Datenexport für ein Mitglied als PDF. Enthält alle gespeicherten Felder und den Beitragsverlauf. Nur Admin/Manager. Im Mitgliedsprofil unter DSGVO ▾ (Desktop) oder im ⋮ Aktionen-Menü (mobil).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — dieselben Daten als strukturierte JSON-Datei. Maschinenlesbares Format zur Übertragbarkeit. Nur Admin/Manager. Am selben Ort wie die Datenauskunft (DSGVO ▾ / ⋮ Aktionen-Menü).

📅 Kalender

Bevorstehende Termine der nächsten 30 Tage werden standardmäßig angezeigt — auf Mehr anzeigen klicken, um weiter in die Zukunft zu sehen. Vergangene Termine der letzten 60 Tage erscheinen im Bereich „Vergangen“. Termine sind nach Typ farblich gekennzeichnet (Meeting, Frist, Sonstiges).

• Hinzufügen & bearbeiten (Admins & Manager) — + Termin hinzufügen öffnet das Formular: Titel, Datum, Typ, optional Uhrzeit und Notiz. Meetings können einen Meeting-Link (Zoom / Google Meet / …) enthalten, der als „Zum Meeting“-Link auf der Karte erscheint. Mit dem Stift-Symbol bearbeiten, mit dem Papierkorb-Symbol löschen (mit Bestätigung).
• Geburtstage (🎂) — werden automatisch aus dem Geburtsdatum jedes Mitglieds hinzugefügt. Das Profil-Symbol auf einer Geburtstagskarte öffnet das Profil des Mitglieds. Zum Entfernen das Geburtsdatum im jeweiligen Profil löschen.
• Google Kalender — wenn ein geteilter Kalender verbunden ist (Admin-Konsole → E-Mail & Kalender), erscheinen dessen Termine hier schreibgeschützt, markiert mit einem kleinen blauen (G). Wiederkehrende Termine erscheinen als einzelne Tage. Verwalten Sie diese in Google Kalender — Änderungen fließen automatisch zurück.
• Erinnerungen — das Tool erinnert das Team automatisch an jeden Termin (standardmäßig rund 24 Stunden und 1 Stunde vorher) — sowohl an eigene als auch an Google-Termine. Die Erinnerung läuft über die Benachrichtigungen; welche Kanäle (In-App / E-Mail / Push) genutzt werden, legt jede Person unter Mein Konto → Benachrichtigungen fest.

✉️ E-Mail

Die E-Mail-Seite steht Admins und Managern zur Verfügung und ist wie ein E-Mail-Programm in Tabs gegliedert: Posteingang · Neue E-Mail · Gesendet · Vorlagen · Layout-Einstellungen. Versand über das SMTP-Postfach der Organisation, sodass jede Nachricht von Ihrer eigenen Domain ankommt.

• Mehrere Postfächer (Konten) — die Organisation kann mehrere E-Mail-Postfächer hinterlegen (z. B. hr@ und info@), verwaltet unter Admin → E-Mail & Kalender. Der Posteingang führt alle Postfächer in einer gemeinsamen Ansicht zusammen (ab zwei Postfächern mit einer Spalte „Postfach", die zeigt, in welchem Postfach eine E-Mail eingegangen ist); beim Verfassen/Rundmail erscheint ab zwei Postfächern ein „Von"-Feld für das Absender-Postfach (Voreinstellung: das Standard-Konto). Eine Antwort geht immer von dem Postfach aus, in dem die ursprüngliche E-Mail eingegangen ist. Mit nur einem Postfach bleibt alles wie gewohnt — die Postfach-Spalte und das „Von"-Feld werden dann nicht angezeigt.
• Neue E-Mail — der Verfassen-Bereich. Empfänger wählen Sie über die Schaltfläche „Empfänger": ein Dropdown mit Namenssuche und Typ-Filter (Voreinstellung Aktuelle Mitglieder — Ehemalige sind ausgeblendet, lassen sich aber einblenden). Im „An"-Feld steht dann der Name (ein Empfänger = normale E-Mail) bzw. ein Abzeichen „Rundmail · N" (mehrere = Rundmail); ein Klick auf das Abzeichen zeigt die Liste der Gewählten, einzeln entfernbar. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse sind nicht wählbar. Variablen wie @firstname werden für jedes Mitglied einzeln eingesetzt.
• Formatierung & Variablen — über der Nachricht liegt eine Leiste mit Fett, Kursiv, Unterstrichen, Listen und Link. Über die @-Schaltfläche fügen Sie eine Variable (Platzhalter) an der Cursorposition ein — z. B. @firstname (Vorname), @fullname, @email, @membership, @city, @memberid. Sie werden beim Senden pro Empfänger ersetzt.
• Vorschau & Senden — vor jedem Versand (einzeln wie Rundmail) öffnet sich eine Vorschau der fertigen E-Mail; erst der Senden-Knopf in der Vorschau verschickt sie. Bei einer Rundmail zeigt der Fortschritt „x / y gesendet".
• Anhang (optional) — bei genau einem Empfänger können Sie eine der PDFs dieses Mitglieds anhängen (Mitgliedsbestätigung, Rechnung, Zuwendungsbescheinigung). Bei einer Rundmail ist kein Anhang möglich.
• Vorlagen — eigener Tab zum Anlegen und Bearbeiten; beim Verfassen über das Dropdown „Vorlage" wählbar. Eine Vorlage setzt Betreff + Text (und optional einen Standard-Anhang), damit Sie nicht jedes Mal dieselbe Begrüßung / Erinnerung / Danksagung tippen müssen.
• Automatische E-Mails (im Tab Vorlagen, unter den Vorlagen) — automatisch versendete E-Mails, die täglich im Hintergrund laufen (niemand muss auf „Senden" klicken). Admins/Manager legen je Karte eine Automatisierung an, mit Titel, Beschreibung, Auslöser, Vorlage und Empfängergruppe. Verfügbarer Auslöser aktuell: Geburtstag — jedes Mitglied der gewählten Gruppe erhält an seinem Geburtstag automatisch eine Glückwunsch-E-Mail (höchstens einmal pro Jahr; Mitglieder ohne E-Mail-Adresse oder Geburtsdatum werden übersprungen). Mit „Jetzt ausführen" lässt sich eine Automatisierung sofort testen; diese E-Mails erscheinen unter „Gesendet" mit dem Namen der Automatisierung und einem 🔄-Symbol für „automatisch".
• Posteingang — alle Postfächer der Organisation, live in der App lesbar und zu einer gemeinsamen, nach Datum sortierten Ansicht zusammengeführt (wie „Gesendet"; inklusive der Antworten auf gesendete E-Mails). Die Liste zeigt Absender, Betreff und Datum — bei mehreren Postfächern zusätzlich eine Spalte „Postfach"; ungelesene E-Mails sind hervorgehoben. Ein Klick öffnet die E-Mail im Lesemodus und markiert sie im jeweiligen Postfach als gelesen. „Aktualisieren" lädt neu, „… weitere anzeigen" lädt ältere E-Mails nach. Die E-Mails bleiben im Postfach und werden nicht in der App gespeichert — sie werden bei Bedarf direkt abgerufen. Lässt sich ein einzelnes Postfach nicht abrufen, erscheint ein Hinweis und die übrigen werden trotzdem angezeigt. Ist kein Postfach hinterlegt, steht hier „Postfach nicht verbunden".
• Schutz vor externen Bildern — beim Öffnen einer E-Mail werden von außen nachgeladene Bilder zunächst blockiert. Das verhindert sogenannte Zählpixel, mit denen ein Absender erkennen könnte, ob und wann Sie seine E-Mail geöffnet haben. Enthält eine E-Mail solche Bilder, erscheint ein Hinweis mit der Schaltfläche „Bilder anzeigen", über die Sie die Bilder bei Bedarf nachladen.
• Anhänge herunterladen — hat eine empfangene E-Mail Anhänge, werden sie im Lesemodus als anklickbare Schaltflächen (mit Name und Größe) angezeigt; ein Klick lädt die Datei herunter.
• Antworten — beim Lesen einer E-Mail öffnet „Antworten" den Verfassen-Bereich mit der Adresse des Absenders als Empfänger und „Re: …" als Betreff. Die Antwort wird so verschickt, dass sie im Postfach des Empfängers im selben Gesprächsverlauf erscheint. Mit „Abbrechen" verlassen Sie den Antwortmodus wieder.
• Layout-Einstellungen — die zentrale Konfiguration von Kopfbereich (Farben/Logo) und Signatur für alle ausgehenden E-Mails.
• Gesendet — jede E-Mail (auch jede einzelne Rundmail) wird mit Empfänger, Betreff und Zeitstempel erfasst (auch im Profil jedes Mitglieds sichtbar). Ein Klick auf eine Zeile öffnet die gesendete E-Mail im Lesemodus.

💡 Tickets & Feedback

Über das Glühbirnen-Symbol oben rechts in der Navigationsleiste öffnen. Damit senden Sie dem Administrator einen Bug, ein Feature oder eine Verbesserungsidee — so werden alltägliche Reibungspunkte sichtbar und behoben.

• Ticket einreichen — einen Typ wählen (Bug / Feature / Sonstiges), einen kurzen Titel und eine Beschreibung angeben, optional einen Screenshot anhängen, dann Senden.
• Alle sehen alle Tickets — die Tabelle unter dem Formular listet jedes Ticket und seinen Status (Neu → In Arbeit → Erledigt), sodass nichts doppelt eingereicht wird und Sie sehen, woran bereits gearbeitet wird. Mit dem Suchfeld ein Ticket nach Titel, Beschreibung oder Einreicher finden und mit dem Filter nach Status, Typ, Priorität oder nur den eigenen eingrenzen.
• Eigene Tickets — auf das Kommentar-Symbol klicken, um Titel oder Beschreibung eines Tickets aufzuklappen und zu bearbeiten, oder ein selbst erstelltes zu löschen.
• Screenshots — mit dem Büroklammer-Symbol öffnen, um das angehängte Bild in einem neuen Tab anzusehen.
• Admins — legen Status und Priorität jedes Tickets direkt in der Tabelle fest und können jedes Ticket bearbeiten oder löschen. Neue Tickets senden den Admins zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung.

🔔 Benachrichtigungen

Über das Glocken-Symbol oben in der Navigationsleiste. Die Glocke zeigt einen orangen Zähler, sobald Sie Ungelesenes haben — etwa ein neues Ticket, eine neue Anmeldung oder eine Termin-Erinnerung.

• Feed öffnen — auf die Glocke klicken, um die letzten Benachrichtigungen zu sehen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die zugehörige Seite und markiert ihn als gelesen; Alle als gelesen markieren leert den Zähler auf einmal.
• Selbst festlegen, was Sie erhalten — unter Mein Konto → Benachrichtigungen wählen Sie pro Ereignis den Kanal: In-App (die Glocke), E-Mail und Push (Handy/Computer). Änderungen speichern automatisch.
• Admin-Meldungen — manche Ereignisse (z. B. „Neues Ticket", „Bankverbindung abgelaufen", „Backup fehlgeschlagen") gehen nur an Administratoren; Manager sehen in ihrer Liste nur die Ereignisse, die sie betreffen.
• Manche Meldungen bleiben in der Glocke — bei betrieblich wichtigen Hinweisen (Bankverbindung abgelaufen, Termin-Erinnerung) ist In-App fest aktiviert und ausgegraut; die E-Mail dazu können Sie weiterhin an- oder abwählen.
• Push (Benachrichtigung auf Handy oder Computer) — zuerst unter „Push auf diesem Gerät aktivieren" pro Gerät einschalten und die Nachfrage des Browsers erlauben; danach lässt sich Push je Ereignis festlegen. Auf dem iPhone die App zuvor über „Teilen → Zum Home-Bildschirm" installieren.

🔑 Mein Konto

Über Ihren Namen oben rechts in der Navigationsleiste öffnen.

• Google-Konto — ein Google-Konto verbinden, damit Sie sich zusätzlich zu Ihrem Passwort mit Google anmelden können.
• Anzeigename — Ihren angezeigten Namen ändern; er erscheint oben rechts in der Navigationsleiste und im Audit-Protokoll.
• Passwort ändern — erfordert Ihr aktuelles Passwort. Mindestens 8 Zeichen.
• Benachrichtigungen — pro Ereignis festlegen, über welche Kanäle Sie informiert werden: In-App (die Glocke), E-Mail und Push (Handy/Computer). Hier schalten Sie auch Push auf diesem Gerät ein. Mehr im Abschnitt „Benachrichtigungen" oben.
• Tabellen-Einstellungen — zeigt Ihre aktuell gespeicherten Sortier- und Filtereinstellungen für die Mitgliedertabelle. Mit Auf Standard zurücksetzen löschen.

⚙️ Admin-Konsole

Oben rechts in der Navigationsleiste öffnen (neben Ihrem Namen; auf dem Handy im ⋮-Menü) — nur Admins. Linke Seitenleiste mit sieben Bereichen. Jeder Bereich besteht aus Karten; die meisten Felder speichern beim Wegklicken.

• Organisation — drei Karten:
  • Organisationsdaten — Vereinsname, Adresse, Registernummer, Steuerdaten und drei Bilder: Dokument-Logo (für PDFs auf Weiß), Navigations-Logo (neben dem App-Namen in der dunklen Leiste) und App-Icon (quadratisch — das künftige App-Symbol auf dem Handy). Das Vereinskürzel (z. B. DSI) bestimmt den App-Namen („dsiTOOL"), den Namen des Dokumenten-Assistenten („askDSI") und das Präfix der Rechnungsnummern.
  • Mitgliedschaft — der monatliche Beitrag + Abrechnungsintervall (monatlich / vierteljährlich / jährlich; die Vorgaben in jedem Beitragsformular leiten sich daraus ab) sowie die Mitgliedschaftsarten (z. B. Aktivmitglied, Fördermitglied). Eine Art umzubenennen wirkt sofort für alle Mitglieder; „Ehemaliges Mitglied" ist fest und kann nicht gelöscht werden.
  • Dokumente — offizielle Vereinsdokumente (Satzung, Vereinsordnung …) hochladen, bearbeiten und löschen. Angeheftete Dokumente erscheinen als Schnelllink in der Fußzeile bzw. im ⋮-Menü und dienen dem Dokumenten-Assistenten („askDSI") als Wissensquelle.
• Bank — drei Karten:
  • Bankkonto — IBAN, BIC und Bankname Ihres Vereins (auf Rechnungen verwendet).
  • Sparkasse-Verbindung — Login + erneute Verbindung für den Sparkasse-FinTS-Sync. Wenn Kontostand/Transaktionen nach ~90 Tagen nicht mehr aktualisiert werden, hier neu verbinden.
  • SEPA-Lastschrift — Gläubiger-Identifikationsnummer für den Lastschrifteinzug (erscheint auf Zuwendungsbescheinigungs-PDFs).
• E-Mail & Kalender — die Postfächer der Organisation (SMTP zum Senden, IMAP für den Posteingang): anlegen, bearbeiten, löschen und die Verbindung testen; ein Konto ist das Standard-Konto. Sie versorgen den E-Mail-Versand und den vereinten Posteingang auf der E-Mail-Seite. Hier liegt außerdem der Kalender: eine geteilte Google-Calendar-ID einfügen, um deren Termine (schreibgeschützt) in den Tool-Kalender zu holen — nutzt dasselbe Google-Konto.
• Benutzer — Benutzerkonten hinzufügen, bearbeiten und löschen. Rollen (Manager / Admin) ändern. Passwörter über das Schloss-Symbol zurücksetzen — der Benutzer muss beim nächsten Login ein neues Passwort festlegen.
• Mitglieder & Profile — der konfigurierbare Mitglieder-Import (Datenquelle, Spaltenzuordnung, Werte-Zuordnungen und Feld-Sichtbarkeit). Ausführlich im Abschnitt „Mitglieder-Import" oben.
• Audit-Log — eine Aufzeichnung jeder Schreibaktion im Tool: wer es getan hat, was getan wurde und welcher Datensatz betroffen war. Als Kartenliste angezeigt, 100 auf einmal; auf 100 weitere anzeigen klicken, um ältere Einträge zu laden. Nach 1 Jahr automatisch bereinigt. Jede Karte hat eine farbige linke Kante und ein Badge je Kategorie:
  • blau — Login / Logout / Passwortänderungen
  • grün — Mitglied erstellt, bearbeitet, gelöscht oder DSGVO-Aktionen
  • bernstein — Beitrag erfasst oder gelöscht
  • violett — Transaktion erstellt oder gelöscht
  • pink — Spende erfasst
  • petrol — E-Mail gesendet
  • blau — PayPal-Sync, und rot — Bank-Sync (Sparkasse)
  • orange — Ticket erstellt, bearbeitet, eingestuft oder gelöscht
  • schiefer — Benutzerkonto erstellt, gelöscht oder Rolle geändert
  Es werden niemals sensible Daten (Passwörter, IBANs) im Log gespeichert.
• Rechtliche Dokumente — die zustimmungspflichtigen Dokumente (Nutzungsbedingungen, Vertraulichkeitsverpflichtung) bearbeiten und neue Versionen veröffentlichen. Eine wesentliche Änderung erhöht die Version → alle müssen beim nächsten Login erneut zustimmen; eine reine Tippfehler-Korrektur nicht. (Mehr im Abschnitt „Nutzungsbedingungen" oben.)

Backup-Zustand (Dashboard): unten auf dem Dashboard sehen Admins eine System-Karte mit der Zeit seit dem letzten erfolgreichen GCS-Backup. Grün < 36 Std., bernstein 36–72 Std., rot darüber hinaus. Wird sie rot, ~/backup.log auf dem Server prüfen.